Kassenbuch richtig führen

Wer muss Kassenbuch führen?

Jeder, der der Bilanzierungspflicht unterliegt, ist zur Führung eines Kassenbuches verpflichtet. Dazu gehören regelmäßig Kaufleute (insb. GmbH und UG), gewerbliche Unternehmen und Unternehmen mit freiwilliger Bilanzierung.

Ohne Bilanzierungspflicht muss und sollte kein Kassenbuch geführt werden. Werden in einem freiwillig geführten Kassenbuch „Fehler“ bei einer Überprüfung durch die Finanzverwaltung beanstandet, können diese auch ohne Kassenbuchpflicht sanktioniert werden.

Wie wird ein Kassenbuch ordnungsgemäß geführt?

Welche Form das Kassenbuch hat, hängt von der Art der Kassenführung ab. Für elektronische Registrierkassen ist die Führung eines gesonderten Kassenbuches nicht nötig. Hier reicht es, die Belege (Z-Bons) aufzubewahren. Sind diese auf Thermopapier gedruckt, müssen zur Sicherstellung der dauerhaften Lesbarkeit Kopien erstellt werden. Die korrekte Programmierung (beispielsweise die korrekte Uhrzeit) muss jederzeit sichergestellt sein. Bei einer offenen Ladenkasse muss handschriftlich oder mit einer geeigneten Software ein Kassenbuch geführt werden. Eine geeignete Software ist keine Excel Tabelle. Es handelt sich um ein Programm, das nachträgliche Änderungen entweder nicht zulässt oder deutlich kennzeichnet.

Wie sollte ein handschriftliches Kassenbuch beschaffen sein?

Es sollte sich um ein Buch handeln, das vor äußeren Einflüssen geschützt ist, da es bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden muss. In dieser Zeit muss sichergestellt sein, dass keine Veränderungen an dem Kassenbuch stattfinden können und alle Einträge deutlich lesbar sind.

Welchen Aufbau muss ein Kassenbuch haben?

Jede Eintragung muss folgende Punkte enthalten:

• Datum 
• Belegnummer
• Betrag (hierbei handelt es sich um Bruttobeträge)
• Leistungsbeschreibung

und täglich, spätestens jedoch am Folgetag erfolgen. Sie sind in deutscher Sprache vorzunehmen. Beträge müssen Cent genau eingetragen werden. Summen werden am Ende einer Seite oder zum Ende eines Voranmeldezeitraums gezogen und eingetragen.

Unzulässig sind: 

• Leerzeilen
• Korrekturen, die nicht durch den Eintragenden abgezeichnet sind
• unlesbare Einträge

Tritt ein Fehler auf, ist empfehlenswert, die komplette Seite des Kassenbuches neu zu verfassen. Die alte Seite darf nicht entsorgt werden. Sie muss zusätzlich, zwecks Überprüfbarkeit, im Kassenbuch archiviert werden. Wurde ein Beitrag vergessen, muss er zum Zeitpunkt des Erkennens nachgetragen werden.

Häufige Fehler

Es fehlen Korrekturen. Kassenbücher, die keine Korrekturen enthalten wirken für die Finanzverwaltung verdächtig.

• Eintragungen zur Bareinzahlung bzw. Barabhebung werden vergessen.
• Private Entnahmen werden nicht verzeichnet.
• Der Kassenbestand ist negativ. (Das darf niemals der Fall sein)
• Es finden keine regelmäßigen (am besten täglichen) Bestandsprüfungen der Kasse statt.

Was passiert bei Verstößen?

Geringe Verstöße können teilweise ohne Folgen sein, jedoch wird man streng abgemahnt und in den Folgejahren genauer beobachtet. Bewertet die Finanzverwaltung das Kassenbuch als ordnungswidrig, hat sie das Recht, Einnahmen hinzu zu schätzen. Nicht selten beträgt der Schätzbetrag bis zu 10 % der veranschlagten Einnahmen.