Neue Regelungen für die Nutzer elektronischer Kassensysteme ab 2020

Mit dem Jahr 2020 kommen auf die Nutzer von elektronischen Kassensystemen zusätzliche Pflichten zu. Hierbei handelt es sich um Maßnahmen gegen Steuerhinterziehung, die insbesondere die Nutzung von Betrugssoftware und den Missbrauch mit falschen Buchungen eindämmen sollen:

1. Belegausgabepflicht (Bonpflicht)
2. Zertifikatspflicht
3. Kassenmeldepflicht

Demnach müssen die Nutzer elektronischer Kassensysteme die Belegausgabepflicht, die Zertifikatspflicht und die Kassenmeldepflicht im Jahr 2020 erfüllen, wobei hier teilweise Übergangsfristen gelten.

Belegausgabepflicht (Bonpflicht)

Die Belegausgabepflicht (Bonpflicht) verpflichtet bereits seit 1. Januar 2020 Unternehmen mit elektronischen Kassen dazu, jedem Kunden einen Beleg in Papierform oder elektronischer Form auszuhändigen. Die elektronische Ausgabeform setzt die Zustimmung des Empfängers und die Verwendung eines standardisierten Dateiformats (PDF oder JPG) voraus.

Zertifikatspflicht

Unternehmen, die ein elektronisches oder computergestütztes Kassensystem verwenden, müssen dasselbe mit einer zertifizierten technischen Sicherungseinrichtung (TSE) ausstatten. Diese TSE muss über ein Sicherheitsmodul, ein Speichermedium und eine digitale Schnittstelle verfügen. Damit ist gewährleistet, dass Unternehmen alle Geschäftsvorfälle vollständig, korrekt, zeitgerecht und geordnet aufzeichnen können. Die Kasseneingaben müssen protokolliert werden und eine spätere Veränderung muss ausgeschlossen sein. Des Weiteren müssen Unternehmen die digitalen Aufzeichnungen auf einem Speichermedium festhalten und für eine Nachschau und Außenprüfung zur Verfügung halten.

Nichtbeanstandungsregelung für zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE)

Ursprünglich hatte der Gesetzgeber für die Zertifikatspflicht eine Frist bis zum 1. Januar 2020 vorgesehen, die allerdings durch eine Nichtbeanstandungsregelung bis zum 30. September 2020 ausgedehnt wurde. Demnach werden es die Finanzbeamten vorerst nicht bemängeln, wenn elektronische Kassensysteme in den kommenden Monaten noch keine technische Sicherheitseinrichtung haben. Damit bleibt betroffenen Unternehmen bis Ende September Zeit, um die Aufrüstung vorzunehmen.

Allerdings stellt das Bundesministerium der Finanzen in seinem Schreiben vom 6. November 2019 klar, dass die Nutzer elektronischer Kassen die Ausstattung mit einer TSE umgehend umsetzen müssen. Spätestens nach dem 30. September 2020 müssen alle Registrierkassen und iPad-Kassensysteme mit einer TSE ausgestattet sein.

Schonfrist für die Nutzer alter Kassen

Eine längere Übergangsregelung gilt für die Nutzer alter Kassensysteme, welche bis zum 31. Dezember 2022 mit den bisherigen Registrierkassen weitermachen dürfen. Das betrifft lediglich Registrierkassen, die das Unternehmen zwischen 26. November 2010 und 31. Dezember 2019 erworben hat und die sich bautechnisch nicht mit einer TSE aufrüsten lassen. Mit Ablauf der genannten Schonfrist müssen diese alten Kassensysteme neuen Kassensystemen mit TSE weichen.

Kassenmeldepflicht

Für die Kassenmeldepflicht gilt in Anlehnung an die Zertifikatspflicht eine Übergangsfrist bis zum 30. September 2020. Gemäß § 146 Absatz 4 Satz 2 AO müssen Unternehmen dem Finanzamt die Anschaffung der Kasse, die Art des elektronischen Aufzeichnungssystems und die Art der TSE melden. Laut Abgabenordnung haben sie für diese Kassenmeldung ab dem Anschaffungszeitpunkt einen Monat lang Zeit. Auch die Außerbetriebsetzung eines elektronischen Kassensystems ist verpflichtend zu melden. Für die Erfüllung der Kassenmeldepflicht soll ein elektronisches Verfahren entwickelt werden.