Elektronisches Kassensystem durch offene Ladenkasse ersetzen?
Ein elektronisches Kassensystem rechnet sich nicht für jedes Unternehmen. Vor allem die notwendige Aufrüstung mit einer TSE (Technischen Sicherheitseinrichtung) kann einen Betrieb vor die Frage stellen, ob es aus wirtschaftlichen Gründen nicht sinnvoller ist, die elektronische Kasse durch eine offene Ladenkasse zu ersetzen. Besitzt ein Unternehmen zwei Filialen und lohnt sich aus Kostengründen die Nutzung des TSE-Kassensystems lediglich in einer Filiale, besteht die Überlegung, in der anderen Filiale eine offene Ladenkasse zu verwenden und damit in den Geschäften eine unterschiedliche Kassenführung zu wählen.
Offene Ladenkasse statt elektronischem Aufzeichnungssystem
Ein Unternehmen kann statt des bisherigen elektronischen Kassensystems eine offene Ladenkasse verwenden. Eine Umstellung von einer elektronischen Kasse zur offenen Ladenkasse ist zulässig. Laut Anwendungserlass zu den Ordnungsvorschriften für die Buchführung sind Unternehmer gesetzlich nicht dazu verpflichtet, ein elektronisches Aufzeichnungssystem zu nutzen (AEAO zu § 146 Nr. 3.1 AO).
Tägliche Kassenberichte erstellen
Unternehmen, die eine offene Ladenkasse wählen, müssen die täglichen Einnahmen jeden Tag in einem Kassenbericht erfassen. Es bedarf daher einer sorgfältigen Dokumentation, die über das Kassenbuch hinausreicht. Der Unternehmer muss die eingenommenen Beträge am Ende jedes Tages zählen. Der für den jeweiligen Tag ermittelte Endbestand markiert gleichzeitig den Anfangsbestand für den Folgetag. Um die Tageseinnahmen zu berechnen, folgt der Unternehmer dieser Rechnung:
Kassenbestand am Tagesende
- Kassenbestand am Tagesbeginn
= Zwischensumme
- private Kasseneinzahlungen wie beispielsweise Wechselgeld
+ Privatentnahmen aus der Kasse
+ aus dem Kassenbestand bezahlte Betriebsausgaben
= Bruttoeinnahmen des Tages
Für die Berechnung der Einnahmen sind spezielle Formulare, die sogenannten Tageskassenberichte, verfügbar.
In zwei Filialen des Betriebs unterschiedliche Kassensysteme verwenden
Grundsätzlich muss ein Betrieb, der ein elektronisches Kassensystem nutzt, mit dieser Kasse alle Erlöse aufzeichnen. Allerdings kann ein Unternehmen, das zwei Filialen führt, unter Beachtung der gesetzlichen Anforderungen in jedem der zwei Geschäfte ein anderes Kassensystem verwenden. Demnach ist es möglich, in Filiale 1 mit einem elektronischen Kassensystem zu arbeiten und in Filiale 2 eine offene Ladenkasse zu verwenden, soweit der Unternehmer die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt.
Wenn es aus technischen Gründen oder aus Gründen der Zumutbarkeit nicht möglich ist, in einem abgrenzbaren Bereich die Kassendaten mit dem verfügbaren elektronischen Aufzeichnungssystem zu erfassen, wird die Verwendung einer offenen Ladenkasse zur Aufzeichnung dieser Geschäftsfälle nicht beanstandet. Diese Ausnahmeregelung ergibt sich aus AEAO zu § 146 Nr. 2.2 AO. Ob ein technischer oder zumutbarer Grund vorliegt, beurteilt die Finanzverwaltung im Einzelfall. Für Unternehmen mit mehreren Filialen, die neben einer elektronischen Kasse auch eine offene Ladenkasse verwenden möchten, ist es eine Klärung im Vorfeld sinnvoll.
