Digitales Belegbuchen: So einfach kann Buchführung sein

Mit dem Internet und der Digitalisierung haben sich viele Arbeitsabläufe in Unternehmen verändert. Auch die Buchführung unterliegt dem Wandel der Zeit. Absprachen mit dem Steuerberater zur Übermittlung von Pendelordnern und lästiges Suche nach Belegen werden bald der Vergangenheit angehören. Die digitale Buchführung macht es möglich.

Was ist digitales Belegbuchen?

Buchführung ist für viele Unternehmen zeit- und nervenaufreibend. Alle Belege müssen abgeheftet und zum Steuerberater gebracht werden. Da sie zeitgleich im Unternehmen benötigt werden, finden sie oftmals erst kurz vor Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung den Weg zum Steuerberater. Bis dieser sie bearbeitet hat, vergeht Zeit und die Monatsabschlüsse müssen korrigiert werden, weil nachgeschobene Belege nicht mehr rechtzeitig beim Steuerberater eingegangen sind. Auch die Suche nach bestimmten Belegen, wie beispielsweise Rechnungen, ist unnötig zeitraubend. Das alles hat ein Ende mit dem digitalen Belegbuchen. Die Umstellung ist einfach und schnell. Alles, was Sie benötigen ist ein Internetzugang und einen Scanner. Das reicht aus, um die Belege einmalig zu digitalisieren und damit jederzeit verfügbar und übermittelbar zu machen.

Zeitersparnis mit digitalem Belegbuchen

Das digitale Belegbuchen reduziert Ihren Aufwand für die Belegbuchung um ein Vielfaches. Sie müssen Ihre Belege nur scannen und per Mail verschicken, um sie zu digitalisieren und zu speichern. Terminabsprachen sind nicht mehr nötig. Sie können Ihre Belege zu jeder Zeit an 365 Tagen im Jahr übermitteln. Die Originalbelege bleiben sicher bei Ihnen im Unternehmen und werden für die Buchführung nicht mehr benötigt. Ihr Steuerberater erhält eine Benachrichtigung, sobald Sie Ihre Belege übermittelt haben und kann sie just-in-time prüfen und buchen. Das steigert die Aktualität und sorgt für einen reibungslosen Belegfluss ohne Zeit für Vorbereitung und Transporte der Originalbelege zu verlieren.

Digitales Belegbuchen bietet hohe Aktualität

Die digitale Übermittlung der Buchungsdaten erhöht die Aktualität Ihrer Buchführung erheblich. Ihre Belege werden sofort nach Eingang verbucht und Sie müssen nicht mehr auf die Rückgabe der Belege warten, sondern haben unabhängig von der Arbeit Ihres Steuerberaters immer Zugriff auf Ihre Unterlagen. Dadurch behalten Sie laufend Ihre aktuellen Auswertungen wie z. B. offene Posten oder den Controlling Report im Blick. Damit haben Sie jederzeit Einsicht in Forderungen und Verbindlichkeiten und können Ihre Zahlungsläufe oder das Mahnwesen aktuell nachverfolgen. Sie behalten Überblick über die wirtschaftliche Situation Ihres Unternehmens und offene Postenlisten stellen kein Problem mehr dar. Für eine aktuelle Auswertung über offene Rechnungen und Zahlungsziele müssen Sie nur den Namen des Debitors oder Kreditors in Ihrem digitalen Belegbuch im Suchfeld eingeben. Einfach, schnell und sicher, denn der Zugriff ist hardwareabhängig. Das bedeutet, nur dafür zugelassene Computer haben Zugriff auf Ihre Belegdaten. Kein aufwändiges Suchen in Ordnern mehr nötig.

Digitales Belegbuchen als zusätzliche Sicherung

Neben der Zeitersparnis und der Aktualität bietet das digitale Belegbuchen eine zusätzliche Sicherung Ihrer gesamten Belegdaten. Alle Ihre Daten liegen digitalisiert und gesichert auf den Servern des Rechenzentrums von DATEV. Auf diese Weise bauen Sie sich Stück für Stück automatisch ein digitales und umfangreiches Belegarchiv auf, das extern und unabhängig von Ihrem Sicherungssystem gesichert ist.

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