Dank unserer modernen Softwarelandschaft, beruhend auf dem System DATEV Unternehmen online, gewährleisten wir neben der zeitnahen Buchung und der ständigen Verfügbarkeit aktueller Daten zugleich die elektronische Archivierung Ihrer Buchhaltungsdaten im Rahmen der gesetzlichen Anforderungen.

Gerne übernehmen unsere professionellen Buchhalter Ihre Finanzbuchhaltung in München und unterstützen Sie mit diesen Vorteilen:

• stets aktuelle und verlässliche Daten für Ihre Unternehmenssteuerung
• steuersichere Verbuchung der Belege
• ein großer Schritt auf dem Weg zum papierlosen Büro und mehr Nachhaltigkeit
• sichere Einhaltung von Meldefristen
• Entlastung Ihrer Verwaltung von der zeitraubenden Verbuchung einzelner Belege
• minimierte Gefahr von Fehlern
• Einsparung von Steuern
• mehr Zeit für die Konzentration auf Ihre Kernkompetenzen

Sie möchten Ihre Finanzbuchhaltung in München auf eine sichere Basis stellen? Kontaktieren Sie uns noch heute und fordern Sie Ihr Angebot an. In vielen Fällen amortisiert sich die Investition in digitale Buchhaltungsprozesse dank enormer Ersparnisse in kürzester Zeit.

Das digitale Belegbuchen ist eine Technologie, die den Belegaustausch zwischen Mandanten und Steuerberater vereinfacht und effizienter gestaltet. Bisher musste der Unternehmer die Belege erst sammeln, dann ordnen und ggf. vorkontieren. Schließlich übermittelte er die Belege dem Steuerberater – entweder teuer per Post oder aber mit großem Aufwand verbunden durch persönliche Anlieferung und Abholung. Diese Variante ist jedoch mit zahlreichen Nachteilen verbunden:

• Rechnungen verlassen den Betrieb, dadurch kein
• schneller Zugriff möglich und Verlustrisiko
• zeitlicher Aufwand und Kosten für den Belegaustausch mittels physikalischer Pendelordner
• lange Dauer bis zur tatsächlichen Verbuchung der Belege
• dadurch aktuelle Datenlage jeweils nur zu bestimmten Stichtagen

Beim digitalen Belegbuchen werden die Belege eingescannt, an ein Rechenzentrum übermittelt und von dort aus zur Steuerkanzlei übertragen. Dadurch müssen sie das Unternehmen nicht mehr verlassen und die Abarbeitung kann effizienter durch den Service des Steuerberaters erfolgen.

Dieses Verfahren ermöglicht es Ihnen, Ihre Buchführung extern auszulagern, ohne selbst die Kontrolle zu verlieren. Es gibt zwei mögliche Abläufe, je nach verwendetem Medium:

Faxen Sie Ihre Eingangs- und Ausgangsrechnungen oder auch Barbelege an eine bestimmte Faxnummer. Automatisch erkennt das System Ihre Faxnummer und ordnet die übermittelten Dokumente Ihrem Unternehmen zu. Sie benötigen lediglich ein Faxgerät mit Rufnummernweitergabe. Bei größeren Belegmengen oder häufigen doppelseitigen Rechnungen kann diese Vorgehensweise allerdings umständlich sein.

Sie scannen die Belege mithilfe eines Flachbett- oder Einzugsscanners auf Ihren Rechner und legen sie dort als TIFF-Datei ab. Anschließend übermitteln Sie sie per E-Mail oder Software an das DATEV Rechenzentrum. Moderne Scanner ermöglichen die Verarbeitung großer Mengen und erfassen automatisiert doppelseitige Belege. Falls Sie die automatische Erkennung der Rechnungsinhalte in Betracht ziehen, liefert der Scanner hochqualitative Daten für eine möglichst exakte Erfassung im Rechnungswesen.

Das digitale Belegbuchen ermöglicht es nun Ihrer Steuerkanzlei, die vereinbarten Leistungen zu erbringen, ohne dass Sie Ihre Originalbelege für die Buchhaltung dort abliefern müssen. Der Steuerberater kann auf Ihre im DATEV-Rechenzentrum gespeicherten Daten zugreifen und die Buchungen tages- oder wochengenau umsetzen. Die hierdurch gewonnenen Buchungsdaten stehen anschließend zum Online-Abruf zur Verfügung, sodass Sie ständig auf aktuellste Daten aus dem Rechnungswesen zählen können.

Die technischen Voraussetzungen für den Einsatz der Online-Belegverbuchung im Rechnungswesen sind minimal und hängen von der gewählten Übermittlungsart ab. Sollen die Belege per Fax übermittelt werden, so ist lediglich ein Faxgerät erforderlich, das die Rufnummernweitergabe ermöglicht.

Für die Digitalisierung mithilfe von Scans benötigen Sie einen Computer mit Windows-Betriebssystem, einen Scanner – idealerweise mit Einzug – sowie einen Internetzugang. Diese Variante hat zugleich den Vorteil, dass sie ortsunabhängig verwendbar ist. Beim Fax sind Sie an ein bestimmtes Gerät gebunden.

Tipp: Selbstverständlich unterstützen wir unsere Kunden gerne bei der Einrichtung der erforderlichen Hard- und Software. Viele sind überrascht, wie leicht das System zu bedienen ist.

Das Verfahren bringt für Unternehmen unterschiedlichster Größe eine Vielzahl von Vorteilen mit sich:

Um die digitale Belegverbuchung nutzen zu können, müssen Sie Geschäftspapiere und vielleicht sogar vertrauliche Informationen an das DATEV-Rechenzentrum und Ihren Steuerberater übermitteln. Um Sicherheitsbedenken auszuräumen und einen Zugriff unberechtigter Dritter zu verhindern, setzen wir auf die Authentifizierung durch die DATEV-SmartCard in Verbindung mit einem Kartenleser, der Sie einwandfrei als Inhaber Ihres Firmenaccounts im DATEV-Rechenzentrum ausweist. Ihre Informationen sind somit jederzeit sicher vor Manipulationen oder Zugriffen durch Fremde und der Datenschutz bleibt gewährleistet.

Vielen unserer Kunden fällt es anfänglich noch schwer, sich mit der Idee der digitalen Belegverarbeitung und Buchhaltung anzufreunden. Sie vermuten technische Hürden und einen großen Zeitaufwand für die Digitalisierung der Belege. Die folgende Demo zur Belegübermittlung per DATEV-Rechenzentrum zeigt Ihnen, wie einfach das System auch in Ihre Buchhaltung zu integrieren ist:

Im Übrigen lassen wir Sie natürlich mit der Technik nicht alleine. Als Ihr Steuerberater unterstützen wir Sie bei der Einrichtung und begleiten Sie bei der Einarbeitung. Selbstverständlich wird Ihnen eine ausführliche Anleitung für die Arbeit mit DATEV ausgehändigt. Einen ersten Einblick in die Verwendung des Systems im Rechnungswesen gibt diese Begleitunterlage aus einem DATEV-Dialogseminar.

Falls ein weiterführender Service- oder Beratungsbedarf besteht, stehen Ihnen außerdem die Experten von DATEV direkt zur Verfügung. Hier können Sie auch Seminare buchen oder Leitfäden und Checklisten beziehen, mit denen Sie Ihre Mitarbeiter auf die korrekte Verwendung des digitalen Belegbuchens schulen können.

Die Kosten für das effiziente Verfahren lassen sich nicht pauschal in Zahlen ausdrücken, da neben der Technik und dem DATEV-Rechenzentrum auch die darüber hinaus vereinbarten Leistungen eine gewichtige Rolle spielen. Je mehr Aufgaben Sie selbst übernehmen, desto kostengünstiger wird das digitale Belegbuchen im Gesamtkonzept. So lässt sich der Aufwand für den Service beispielsweise senken, indem Sie die Belege nach Buchungskreisen (Ein- und Ausgangsrechnungen, Barbelege) sortiert einreichen oder sie bereits vorkontieren. Unabhängig davon lässt sich durch die Methode in den meisten Fällen sogar Geld sparen, weil Sie unternehmensintern Kapazitäten einsparen und sich besser auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren können.