Jahresabschluss das ganze Jahr über vorbereiten: fünf Schritte beachten

Allgemein, Buchhaltung & Jahresabschluss

Die Vorbereitungen auf den Jahresabschluss erfordern einen gewissen Arbeitsaufwand, der neben dem Unternehmensalltag anfällt und so manchen Betrieb in Zeitdruck versetzen kann. Unternehmen, die Zeit, Nerven und Geld sparen möchten, bereiten sich daher das ganze Jahr über auf den Jahresabschluss vor, um Stresssituationen zu vermeiden. Diese vorausschauende Vorgehensweise bringt Vorteile und Vereinfachungen mit sich. Dabei sind die folgenden fünf Schritte zu beachten:

1. Erfassen, buchen, prüfen und ablegen

Es spart Zeit, wenn Unternehmen bereits während des laufenden Jahres Vermögenswerte erfassen, Geschäftsvorgänge buchen, Belege ablegen und Forderungen prüfen. Im Rahmen einer guten Vorbereitung ist es sinnvoll, diese Schritte ganzjährig durchzuführen:

Anlagevermögen erfassen
Vorräte aufzeichnen
Verträge registrieren
Belege erfassen und sortieren beziehungsweise fehlende Belege ersetzen
Fahrtenbuch kontrollieren
Abschreibungen berechnen und verbuchen
Rechnungsabgrenzung vornehmen
Forderungen aufzeichnen und kontrollieren
Rückstellungen bilden

Bei einer laufenden Buchung und regelmäßigen Ablage der Belege während des Jahres können Unternehmen den Jahresabschluss beinahe auf Knopfdruck erstellen und sparen damit sehr viel Zeit. Es ist sinnvoll, die notwendigen Unterlagen wie Miet- und Pachtverträge, Rechnungsbelege, Handelsregisterauszug und Spendenquittungen bereits frühzeitig zusammenzutragen. Darüber hinaus sollten die erforderlichen Buchhaltungsdokumente wie ein- und ausgehende Rechnungen so aufbewahrt werden, dass eine einfache Zuordnung zu den Buchungen möglich ist. Das schließt auch ein plausibles Kontieren der Belege ein.

2. Sorgfältig geführte Buchführung an Steuerberater übergeben

Eine während des gesamten Jahres sorgfältig geführte Buchhaltung bringt auch jenen Unternehmen Vorteile, die den Jahresabschluss von einem Steuerberater erstellen lassen. Da in diesem Fall für die Nachbereitung der Buchführung weniger Arbeitsaufwand anfällt, bleibt dem Steuerberater mehr Zeit, um sich den steuerlichen Besonderheiten des buchführungspflichtigen Unternehmens zu widmen. Des Weiteren sinkt das Honorar, wenn weniger Arbeitsstunden anfallen.

3. Vorläufiger Jahresabschluss bringt als Frühwarnsystem Klarheit

Bei einer ganzjährig gut geführten Buchhaltung können sich Unternehmen mit der Erstellung eines vorläufigen Jahresabschlusses einen Überblick verschaffen und dieses Ergebnis mit dem letzten Zwischenabschluss vergleichen. Dieses Frühwarnsystem gibt Aufschluss über etwaige Probleme oder Planabweichungen.

4. Finanzielle Bestandsaufnahme Bankdarlehen

Für Unternehmen, die kurzfristig ein Bankdarlehen benötigen, erweist sich ein gut vorbereiteter Jahresabschluss ebenfalls als hilfreich. Er bietet die optimale Grundlage für eine finanzielle Bestandsaufnahme, die die jeweilige Bank vor der Darlehensvergabe verlangt.

5. Bei Bedarf Unterlagen zu Corona-Unterstützungsmaßnahmen vorbereiten

Bedingt durch die Corona-Pandemie und die damit verbundenen Unterstützungsmaßnahmen müssen Unternehmen bei der Vorbereitung des Jahresabschlusses 2020 auch berücksichtigen, ob und welche Hilfsmittel des Bundes oder der Länder sie erhalten haben. Das betrifft insbesondere das Kurzarbeitergeld, Soforthilfeprogramme und Überbrückungshilfen. Unternehmen, die solche Hilfsgelder erhalten haben, sollten Kopien von Antrags- und Bewilligungsunterlagen vorbereiten und zu den Jahresabschlussunterlagen ablegen.

Diese fünf Schritte helfen Unternehmen dabei, sich auf den Jahresabschluss zeitgerecht vorzubereiten und kostbare Zeit zu sparen.