Dienstreise
Definition: Was ist eine Dienstreise?
Der Begriff der Dienstreise ist weder im Arbeitsrecht noch im lohnsteuerlichen Reisekostenrecht klar definiert. Im Sinne des Lohnsteuerrechts setzt eine Dienstreise eine beruflich bedingte Auswärtstätigkeit voraus. Darunter ist jede berufliche Tätigkeit zu verstehen, die außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte und fernab der Wohnung des Mitarbeiters stattfindet. Wenn die Voraussetzungen einer beruflichen Auswärtstätigkeit vorliegen, kann das Unternehmen dem Mitarbeiter die Reisekosten für Dienstreisen steuerfrei erstatten. Wenn der Arbeitgeber diese Kosten nicht steuerfrei ersetzt, darf der Mitarbeiter die Kosten der Reise als Werbungskosten in seiner privaten Steuererklärung geltend machen.
Inhaltsverzeichnis
- Wann liegt eine Dienstreise vor?
- Ist die Reisezeit einer Dienstreise als Arbeitszeit einzustufen?
- Welche sonstigen Zeiten einer Dienstreise sind als Arbeitszeit einzustufen?
- Sind die Kosten einer Dienstreise von der Steuer absetzbar?
- Voraussetzungen: Kosten der Dienstreise von der Steuer absetzen
Wann liegt eine Dienstreise vor?
Als Dienstreisen gelten Reisetätigkeiten aus beruflichem Anlass, die einen Arbeitnehmer zu einem anderen Ort als zur Arbeitsstätte führen. Während einer solchen Reise verrichtet der Mitarbeiter die Tätigkeiten nicht an seinem eigentlichen Arbeitsort. Die An- und Abfahrten zur betrieblichen Tätigkeitsstätte und zurück fallen als reine Wegezeiten nicht unter den Begriff einer Dienstreise. Dasselbe gilt für den Dienstgang.
Ein Dienstgang liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer berufsbedingt ein Ziel in der näheren Umgebung ansteuert, etwa ein Kundengespräch im gleichen Stadtteil oder im Nachbarort. Termine, die in unmittelbarer Nähe des Firmengebäudes stattfinden, gelten nicht als Dienstreisen.
Bei Dienstreisen müssen Arbeitnehmer größere Entfernungen überwinden, um Geschäftstermine wahrzunehmen. Dies setzt eine gewisse räumliche Distanz voraus. Welche Entfernung mindestens zu überwinden ist, damit eine Reise und kein Dienstgang vorliegt, ist nach dem Einzelfall zu beurteilen. Es gibt keine allgemeingültige Regelung im Arbeitsrecht.
Beispiel für Dienstreise: Geschäftstermin in einem anderen Bundesland
Es gibt unterschiedliche Anlässe für Dienstreisen. Typische Beispiele für beruflich veranlasste Reisen sind:
- Kundengespräche, die auswärts stattfinden
- Termine mit Lieferanten oder Geschäftspartnern
- Meetings mit Arbeitskollegen, die in einer anderen Niederlassung des Unternehmens beschäftigt sind
- auswärts veranstaltete Tagungen, Schulungen und Konferenzen
- Messebesuche
- Exkursionen und Klassenfahrten bei Lehrpersonal
- Forschungsreisen
Da es zur Dienstreise keine gesetzlichen Vorschriften gibt, sind die individuellen Regelungen im Arbeitsvertrag und die Tarifvertragsregelungen entscheidend.
Ist die Reisezeit einer Dienstreise als Arbeitszeit einzustufen?
Die Frage, ob und zu welchen Teilen eine Dienstreise als Arbeitszeit zu werten ist, lässt sich nicht immer klar beantworten. Es kommt auf die Art des Fortbewegungsmittels an:
- Fahrtzeit mit dem Auto
Eindeutig ist die Lage, wenn der Mitarbeiter die Dienstreise mit seinem privaten Kfz oder dem Firmenwagen antritt. In diesem Fall gilt die Zeit, die er mit dem Autofahren verbringt (= Reisezeit der Dienstreise), als Arbeitszeit. - Fahrt mit Bahn, Bus oder Flugzeug
Nicht so eindeutig ist die Sachlage, wenn der Mitarbeiter mit dem Zug oder Flugzeug anreist. In diesem Fall gilt die Reisezeit der Dienstreise dann als Arbeitszeit, wenn die eigentliche Reisetätigkeit während der normalen Arbeitszeit stattfindet. Demnach ist die Zeit, die ein Arbeitnehmer in der Bahn, im Flugzeug oder auf der Fähre verbringt, als Arbeitszeit zu werten. - Arbeitszeit oder Freizeit
Wenn die Reisezeit außerhalb der regulären Arbeitszeit stattfindet, ist die Beanspruchungstheorie der Rechtsprechung anwendbar. Hierbei kommt es auf die Anweisung des Arbeitgebers an, wie der Arbeitnehmer diese Zeit nutzen darf oder soll. Soll der Arbeitnehmer seine Arbeit verrichten, gilt die Zeit als Arbeitszeit. Manche Arbeitgeber stellen es den Mitarbeitern frei, wie sie diese Zeit verbringen. In diesem Fall gilt die Reisezeit der Dienstreise nicht als Arbeitszeit, sondern als Freizeit, die der Arbeitgeber nicht vergüten muss.
Beispiel: Der Mitarbeiter nutzt die Zeit nach Belieben zum Lesen, Schlafen, Entspannen oder zum Surfen im Internet.
Anders ist die Situation, wenn der Arbeitgeber dem Mitarbeiter bestimmte Aufgaben oder eine Arbeit zuteilt, die er während der Fahrzeit erledigen soll. Demnach muss der Arbeitnehmer die Fahrtzeit zum Arbeiten nutzen, weshalb in diesem Fall die eigentliche Reisezeit der Dienstreise als Arbeitszeit einzustufen ist.
Auf Dienstreisen sind die Regelungen zur Arbeitszeit einzuhalten. Dies betrifft insbesondere die Vorschriften des Arbeitszeitgesetzes zur täglichen Höchstarbeitszeit und zu den gesetzlichen Ruhezeiten. Von der Arbeitszeit ist die Zeit abzuziehen, die der Arbeitnehmer für Pausen genutzt hat. Sie umfasst die Zeit vom Beginn bis zum Ende der Arbeit.
Für Arbeitnehmer, die ihre Tätigkeit reisend ausüben und daher keine feste Arbeitsstätte haben, gibt es besondere Regelungen im Arbeitsrecht. Bei Außendienstmitarbeitern, Handelsvertretern und Berufskraftfahrern gelten die Wegezeiten als Arbeitszeit (Teil der Hauptleistungspflicht).
Welche sonstigen Zeiten einer Dienstreise sind als Arbeitszeit einzustufen?
Für die Frage, welche Zeiten am Zielort der Dienstreise als Arbeitszeit gelten und welche nicht, ist danach zu unterscheiden, wofür der Arbeitnehmer diese Zeiträume nutzt. Demnach zählen Stunden, die der Mitarbeiter mit beruflichen Tätigkeiten verbringt, auch während der Dienstreise als Arbeitszeit:
- Teilnahme an Meetings und Schulungen
- Geschäftsessen
- Besprechungen mit Kunden und Geschäftspartnern
- Berufliche Telefonate
- Aktendurchsicht
Um Unklarheiten zu vermeiden, ist es wichtig, alle beruflich genutzten Zeiten zu dokumentieren. Die übrige Zeit ist als Ruhezeit und Freizeit einzustufen.
Beispiele: Aufenthalt in der Unterkunft, Mahlzeit mit Restaurant (ausgenommen Geschäftsessen), Wartezeiten zwischen beruflichen Terminen.
Sind die Kosten einer Dienstreise von der Steuer absetzbar?
Arbeitgeber können die Reisekosten für Dienstreisen unter den Voraussetzungen des § 3 Nr. 16 EStG (Unternehmen der Privatwirtschaft) und § 3 Nr. 13 EStG (öffentlicher Dienst) laut Lohnsteuerrecht steuerfrei ersetzen. Andernfalls dürfen die Arbeitnehmer diese Aufwendungen gemäß § 9 EStG als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend machen.
Wenn das Unternehmen für die Kosten der Dienstreise nicht oder nur teilweise aufkommt, kann der Arbeitnehmer sie als Werbungskosten ansetzen und so bei der Einkommensteuer sparen. Bei einer teilweisen Kostenerstattung durch den Arbeitgeber sind nur die Mehrkosten der Dienstreise von der Steuer absetzbar.
Unternehmen dürfen die folgenden Reisekosten als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen:
- Fahrtkosten (Kilometerpauschale oder tatsächlich angefallene Kosten)
- Verpflegungsmehraufwand (feste Pauschalbeträge)
- Übernachtungskosten (mehrtägige Dienstreisen)
- Reisenebenkosten (zum Beispiel Parkgebühren, Mautgebühren, beruflich veranlasste Telefonkosten, Trinkgelder, Reisegepäckversicherung)
Es können nur jene Kosten einer Dienstreise von der Steuer abgesetzt werden, die ausschließlich beruflich veranlasst sind. Bei Dienstreisen, die sowohl betrieblich als auch privat bedingt sind, braucht es eine Differenzierung. In diesem Fall dürfen nur die beruflich bedingten Anteile der Reisen berücksichtigt werden. Bei gemischten Reisen kommt eine sachgerechte Schätzung in Betracht.
Für Dienstreisen im Ausland gelten spezifische Verpflegungspauschalen für die jeweiligen Länder.
Voraussetzungen: Kosten der Dienstreise von der Steuer absetzen
Um die Kosten einer Dienstreise von der Steuer absetzen zu können, müssen Arbeitnehmer diese Voraussetzungen beachten:
- Es handelt sich um eine geschäftlich bedingte Reise, die dem Nutzen des Arbeitgebers dient.
- Der Arbeitnehmer reist mit dem eigenen PKW oder einem öffentlichen Verkehrsmittel an. Bei Anreise mit einem Dienstwagen geht das Finanzamt davon, dass der Arbeitgeber alle Kosten des Fahrzeugs trägt.
- Der Arbeitgeber ist nicht oder nicht zur Gänze für die Reisekosten aufgekommen. Eine Reisekostenerstattung durch den Arbeitgeber ist in der Steuererklärung zu vermerken oder mit den Reisekosten zu verrechnen.
Quellen
https://www.haufe.de/personal/haufe-personal-office-platin/dienstreise_idesk_PI42323_HI13613636.html
https://www.personalwissen.de/betriebsausgaben/lohn-und-gehalt/dienstreise/
https://www.kanzlei-hasselbach.de/blog/dienstreise-und-arbeitszeit/
https://steuererklaerung.de/ratgeber-steuern/dienstreise-kosten-absetzen/
