E-Rechnung

Definition: Was ist die E-Rechnung?

Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und sich automatisch weiterverarbeiten lässt. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931. Eine einfache PDF-Datei erfüllt diese Anforderung ausdrücklich nicht – sie gilt seit 2025 nur noch als „sonstige Rechnung".

Mit dem Wachstumschancengesetz hat der Gesetzgeber die E-Rechnungspflicht für inländische Geschäfte zwischen Unternehmen (B2B) eingeführt. Sie wird schrittweise zwischen 2025 und 2028 umgesetzt. Ziel ist es, den Umsatzsteuerbetrug einzudämmen und die Rechnungsverarbeitung zu digitalisieren.

Wen betrifft die E-Rechnungspflicht?

Betroffen sind alle Unternehmen mit steuerbaren und steuerpflichtigen Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern (B2B). Die Pflicht hat zwei Seiten:

Empfangspflicht: gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen – auch für Kleinunternehmer. Jedes Unternehmen muss in der Lage sein, E-Rechnungen entgegenzunehmen und zu verarbeiten.
Ausstellungspflicht: gilt grundsätzlich ebenfalls seit 2025, ist aber durch Übergangsregelungen abgemildert.

Rechnungen an Privatkunden (B2C) sind von der Pflicht nicht erfasst.

Fristen und Übergangsregelungen

Seit 1. Januar 2025: Empfang von E-Rechnungen für alle Unternehmen verpflichtend. Papier- und PDF-Rechnungen sind übergangsweise weiter zulässig.
Ab 1. Januar 2027: Ausstellungspflicht für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro.
Ab 1. Januar 2028: Ausstellungspflicht für alle Unternehmen, auch kleine Betriebe und Freiberufler. Papier- und PDF-Rechnungen gelten dann nicht mehr als zulässige Rechnung im B2B-Bereich.

Zulässige Formate: XRechnung und ZUGFeRD

Als E-Rechnung anerkannt sind Formate, die der Norm EN 16931 entsprechen. In der Praxis sind das vor allem:

XRechnung: ein rein strukturiertes XML-Format, das vor allem im öffentlichen Auftragswesen verbreitet ist.
ZUGFeRD (ab Version 2.x): ein hybrides Format, das ein lesbares PDF mit eingebetteten strukturierten Daten kombiniert.

Beide lassen sich in gängiger Buchhaltungssoftware und über DATEV verarbeiten.

Empfangspflicht seit 2025

Auch wer selbst noch Papier- oder PDF-Rechnungen verschickt, muss seit 2025 E-Rechnungen empfangen können – und zwar ohne dass eine Zustimmung erforderlich ist. In der Praxis genügt zunächst ein E-Mail-Postfach zur Entgegennahme. Für die ordnungsgemäße Verarbeitung und Archivierung ist jedoch eine geeignete Software sinnvoll.

Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht

Von der Ausstellungspflicht ausgenommen sind unter anderem:

Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro
Fahrausweise
Rechnungen an Privatpersonen (B2C)
bestimmte steuerfreie Umsätze

Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung befreit, müssen E-Rechnungen aber empfangen können.

Archivierung nach GoBD

E-Rechnungen müssen im strukturierten Originalformat zehn Jahre lang revisionssicher und unveränderbar aufbewahrt werden – im Einklang mit den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Buchführung (GoBD). Das bloße Ausdrucken einer E-Rechnung genügt nicht; entscheidend ist die Aufbewahrung der elektronischen Datei.

Häufige Fragen zur E-Rechnung

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine reine PDF-Datei ohne strukturierte Daten zählt seit 2025 als „sonstige Rechnung", nicht als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.

Muss ich ab 2025 sofort E-Rechnungen versenden?
Nein. Empfangen müssen Sie sie seit 2025, beim Versand gelten Übergangsfristen bis 2027 bzw. 2028.

Gilt die Pflicht auch für Kleinunternehmer?
Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können, sind aber von der Pflicht zur Ausstellung befreit.

Welche Software brauche ich?
Eine Buchhaltungslösung, die XRechnung oder ZUGFeRD erstellen und verarbeiten kann. Sprechen Sie die Schnittstelle zu Ihrem Steuerberater bzw. zu DATEV frühzeitig ab.

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Zehn Jahre, revisionssicher im elektronischen Originalformat.