Fahrtkosten

Definition: Fahrtkosten

Fahrtkosten bezeichnen Kosten, die für Arbeitnehmer und Selbstständige bei der Fahrt zur Tätigkeitsstätte anfallen. Dabei ist es unerheblich, ob sie bei Strecken mit dem eigenen PKW, dem Fahrrad, Motorrad oder Dienstwagen entstehen. Zudem umfassen die Fahrtkosten auch die Fahrten zur Arbeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln. Neben den Fahrtkosten zur Arbeitsstätte können Betroffene auch die Ausgaben für Dienstreisen in der Steuererklärung geltend machen. Sie sind auf unterschiedliche Art und Weise von der Steuer absetzbar.

Inhaltsverzeichnis

• Fahrtkosten in der Steuererklärung
• Wie machen Arbeitnehmer die Fahrtkosten in der Steuererklärung geltend?
• Sind die Fahrtkosten in der Steuererklärung für Selbstständige absetzbar?
• Fahrtkosten berechnen
  
  • Entfernungspauschale: Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte
  • Kilometerpauschale
  • Tatsächliche Fahrtkosten berechnen
  • Fahrtkosten berechnen für eine Dienstreise
• Erstattung der Fahrtkosten durch Arbeitgeber
• Erstattete Fahrtkosten als steuerpflichtiger Arbeitslohn

Fahrtkosten in der Steuererklärung

Wenn Erwerbstätige Fahrtkosten in der Steuererklärung geltend machen, sind diese von der Höhe des Einkommens abzuziehen, für das Steuern fällig werden. Damit reduziert sich die Steuerlast. Der Steuerpflichtige muss weniger Steuern zahlen. Durch die erzielte Steuerersparnis werden die Fahrtkosten teilweise ersetzt. Eine vollständige Erstattung durch den Staat gibt es nicht.

Wie machen Arbeitnehmer die Fahrtkosten in der Steuererklärung geltend?

Angestellte können Fahrtkosten als Werbungskosten geltend machen, indem sie diese in der Steuererklärung bei den Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit angeben. Diese Werbungskosten sind in der Anlage N einzutragen. Für den täglichen Weg von der Wohnung zur Arbeit (erste Tätigkeitsstätte) ist die Entfernungspauschale (auch Pendlerpauschale genannt) anwendbar.

Außerdem ist es möglich, die Kilometerpauschale oder die tatsächlich entstandenen Fahrtkosten anzusetzen. Dies gilt beispielsweise bei der doppelten Haushaltsführung und Dienstreisen. Bei Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte können Angestellte die tatsächlichen Fahrtkosten ansetzen, wenn sie höher sind als die Pendlerpauschale und durch Nachweise belegt werden.

Arbeitnehmer, die neben ihrem Einkommen aus nichtselbstständiger Tätigkeit auch Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit erzielen, können Fahrtkosten, die durch diese Tätigkeit anfallen (zum Beispiel Vermietung und Verpachtung), als Betriebsausgaben geltend machen.

Sind die Fahrtkosten in der Steuererklärung für Selbstständige absetzbar?

Auch Freiberufler und Selbstständige dürfen berufliche Fahrtkosten in der Steuererklärung absetzen. In diesem Fall handelt es sich bei den beruflich veranlassten Fahrten um Betriebsausgaben, die vom Einkommen aus selbstständiger Arbeit steuerlich absetzbar sind.

Fahrtkosten berechnen

Für die Berechnung der von der Steuer absetzbaren Kosten gibt es mehrere Ansätze:

Entfernungspauschale: Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte

Für Fahrten von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte lassen sich anhand der Entfernungspauschale die Fahrtkosten berechnen und steuerlich absetzen. Für die einfache Strecke zwischen Wohnung und Arbeitsplatz können Arbeitnehmer pro vollem Kilometer einen Pauschalbetrag geltend machen:

• 0,30 Euro (2023) für die ersten 20 Kilometer
• 0,38 Euro (2023 bis 2026) ab dem 21. Kilometer

Beispiel: Anne pendelt 27 Kilometer zur Arbeit und dieselbe Strecke wieder zurück. Pro Arbeitstag darf sie diese Fahrtkosten beim Finanzamt geltend machen:

20 Kilometer x 0,30 Euro = 6 Euro

7 Kilometer x 0,38 Euro = 2,66 Euro

Fahrtkosten gesamt = 8,66 Euro

Es wird nur die einfache Entfernung zur ersten Tätigkeitsstätte anerkannt. Das bedeutet, dass pro Arbeitstag maximal eine Strecke absetzbar ist. Die Entfernungspauschale ist nur auf jene Tage anwendbar, an denen der Arbeitnehmer tatsächlich in der Arbeit war. Demnach bleiben Tage, an denen die Person krank, im Urlaub oder im Homeoffice war, unberücksichtigt.

Das Finanzamt akzeptiert regelmäßig die Anzahl dieser Fahrten bei der Entfernungspauschale, ohne dass Nachweise erforderlich sind:

• 230 Fahrten pro Jahr bei einer Fünf-Tage-Woche
• 285 Fahrten pro Jahr bei einer Sechs-Tage-Woche

Bei der Entfernungspauschale sind die absetzbaren Fahrtkosten auf einen Höchstbetrag von 4.500 Euro begrenzt (Ausnahme: Nutzung des eigenen PKWs oder eines Firmenwagens). Wenn Arbeitgeber Zuschüsse zu den Fahrtkosten oder Sachzuwendungen erbringen, sind diese von der Entfernungspauschale abzuziehen.

Kilometerpauschale

Auch die Kosten für beruflich veranlasste Fahrten, die nicht die Strecke zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte betreffen und keine Familienheimfahrten darstellen, fallen nach dem Steuerrecht unter die Werbungskosten. Diese beruflich veranlassten Fahrtkosten können mit der Kilometerpauschale für das benutzte Fahrzeug angesetzt werden (Bundesreisekostengesetz). Der Kilometersatz von 0,30 Euro ist auf Wege anwendbar, die Arbeitnehmer für den Arbeitgeber zurücklegen, zum Beispiel Fahrten zu Messen, Seminaren, Kunden, Poststellen, Konferenzen, Weiterbildungen und anderen Unternehmensstandorten.

Die Werbekostenpauschale ist auf 1.230 Euro (2023) beschränkt. Bis zu diesem Grenzwert verlangt das Finanzamt keine Nachweise. Wie hoch die Kosten tatsächlich sind, spielt keine Rolle. Wenn den Betroffenen höhere Kosten entstanden sind, müssen sie diese berechnen und allenfalls durch Nachweise belegen.

Tatsächliche Fahrtkosten berechnen

Fahrtkosten müssen nicht in jedem Fall als Pauschale abgesetzt werden. Betroffene können unter bestimmten Voraussetzungen die tatsächlich anfallenden Aufwendungen pro Fahrt absetzen. Dafür sind alle Kosten der letzten zwölf Monate zu berücksichtigen. Diese beinhalten auch Kosten für Haftpflicht- und Kaskoversicherung, Kfz-Steuer, Garagengebühren, Reparaturkosten und die Treibstoffkosten. Um die Fahrtkosten pro gefahrenem Kilometer zu berechnen, sind alle Kosten durch die zurückgelegten Kilometer zu dividieren.

Arbeitnehmer und Selbstständige, die die tatsächlichen Fahrtkosten mit dem PKW geltend machen möchten, müssen in einem Fahrtenbuch berufliche und private Fahrten getrennt dokumentieren.

Bei Fahrten mit den öffentlichen Verkehrsmitteln können die tatsächlichen Kosten als Alternative zur Pauschale herangezogen werden. Als Nachweise dienen die Fahrtickets. Bei Flügen sind immer die tatsächlichen Kosten relevant, weil die Pendlerpauschale nicht gilt.

Fahrtkosten berechnen für eine Dienstreise

Erwerbstätige, die beruflich verreisen, können die Kosten für diese Fahrten im Rahmen der Dienstreise geltend machen. Die Fahrtkosten berechnen sie, indem sie die tatsächlich zurückgelegten Strecken für Hin- und Rückfahrt mit der Pauschale von 0,30 Euro pro Kilometer multiplizieren. Anders als bei der Fahrt zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstrecke gibt es hier keine Beschränkung auf die einfache Entfernung.

Beispiel: Martin fährt von der Arbeitsstätte 70 Kilometer zu einem Kundentermin und wieder zurück. So sind die Fahrtkosten zu berechnen:

70 Kilometer x 2 x 0,30 Euro = 42 Euro

Arbeitnehmer dürfen die Fahrtkosten einer Dienstreise lediglich dann absetzen, wenn sie diese Aufwendungen selbst tragen. Anders ist die Situation, wenn sie mit einem Firmenwagen fahren oder der Arbeitgeber die Kosten zahlt. Wenn das Unternehmen die Kosten teilweise erstattet, ist dieser Betrag von der Entfernungspauschale abzuziehen. Für Fahrtkosten bei Dienstreisen gibt es keine Höchstgrenze pro Jahr. Die Pauschale ist unabhängig vom Verkehrsmittel anwendbar.

Erstattung der Fahrtkosten durch Arbeitgeber

In bestimmten Fällen können Arbeitgeber die Fahrtkosten der Arbeitnehmer steuerfrei erstatten. Dies gilt für:

• Reisekosten bei Dienstreisen
• Familienheimfahrt bei einer beruflich bedingten doppelten Haushaltsführung
• Bereitstellung eines Dienstwagens für die Sammelbeförderung von Mitarbeitern zwischen Wohnort und Arbeitsstätte (§ 3 Nr. 32 EStG)

Eine Sammelbeförderung liegt beispielsweise vor, wenn mindestens zwei Mitarbeiter einen Firmenwagen für die Fahrt zur Arbeitsstätte nutzen, weil eine Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln nicht oder lediglich mit einem erheblichen Zeitaufwand realisierbar wäre. Eine kostenfreie Sammelbeförderung ist weder als steuerpflichtiger Arbeitslohn einzustufen noch schmälert sie die Entfernungspauschale.

Erstattete Fahrtkosten als steuerpflichtiger Arbeitslohn

In diesen Fällen sind die vom Arbeitgeber erstatteten Fahrtkosten als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu qualifizieren:

• Fahrten zu Arbeitsstätte, Standort und Lager
• Doppelte Haushaltsführung: Fahrtkosten für Wege zwischen Zweitwohnung und Arbeitsplatz sowie für zusätzliche Familienheimfahrten

Arbeitgeber können unter bestimmten Voraussetzungen die erstatteten Fahrtkosten einer pauschalen Lohnsteuer von 15 Prozent unterwerfen, wenn der Betrag die vom Mitarbeiter als Werbungskosten absetzbaren Beträge nicht übersteigt. Diese Pauschalbesteuerung bewirkt eine Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung. Sie ist auf jenen Betrag beschränkt, den die Mitarbeiter als Werbungskosten absetzen können.

Quellen

https://www.steuertipps.de/lexikon/f/fahrtkosten

https://www.juraforum.de/lexikon/fahrtkosten

https://wirtschaftslexikon.gabler.de/definition/fahrtkosten-35065

https://www.personio.de/hr-lexikon/fahrtkosten-steuererklaerung/#fahrtkosten-fr-dienstreisen

https://www.sage.com/de-de/blog/lexikon/fahrtkosten/