Instandhaltungsrücklage
Definition: Instandhaltungsrücklage
Eine Instandhaltungsrücklage wird angespart, um mit diesem Geld Reparaturen an einem Haus oder einer Wohnung zu finanzieren, die der Erhaltung des Objekts dienen. Bei dieser Rücklage handelt es sich um eine zweckgebundene Rückstellung.
Der Begriff Instandhaltungsrücklage oder Instandhaltungsrückstellung findet sich im Wohnungseigentumsgesetz (WEG). Dahinter steht ein Spartopf, aus dem anfallende Instandhaltungskosten sowie Kosten zur Instandsetzung und unvorhersehbare Reparaturen finanziert werden. Dieser Reparaturfonds für Gemeinschaftseigentum wird für die Werterhaltung des Gebäudes verwendet.
Inhaltsverzeichnis
- Instandhaltungsrücklage Pflicht ab 2022?
- Verwaltung der Instandhaltungsrücklage
- Wofür darf die Instandhaltungsrücklage verwendet werden?
- Was ist bei der Höhe der Instandhaltungsrücklage zu berücksichtigen?
- Wie kann man die Höhe der Instandhaltungsrücklage berechnen?
- Instandhaltungsrücklage ist zu hoch oder zu niedrig
- Ist die Instandhaltungsrücklage von der Steuer absetzbar?
- Wann sind Instandhaltungsrücklagen als Werbungskosten absetzbar?
- Was geschieht im Falle eines Verkaufs der Immobilie mit der Instandhaltungsrücklage?
- Instandhaltungsrücklage und Grunderwerbsteuer
- Vermietung und Verpachtung von Immobilien
Instandhaltungsrücklage Pflicht ab 2022?
Eine Instandhaltungsrücklage Pflicht besteht für Wohnungseigentümergemeinschaften seit dem Jahr 2022. Personen, die Eigentümer einer Wohnung in einem Mehrfamilienhaus sind, bilden eine solche Eigentümergemeinschaft. Sie haben nicht nur Eigentum an der Wohnung, sondern auch einen Miteigentumsanteil am Grundstück und an gemeinschaftlich genutzten Flächen wie Keller, Heizung, Treppenhaus, Fahrstuhl, Dachboden, Hof und Garten.
Gemäß § 21 WEG sind die Wohnungseigentümer dazu verpflichtet, das Gemeinschaftseigentum zu erhalten. Sie tragen die Kosten im Verhältnis ihrer Anteile. Die Bildung einer Instandhaltungsrücklage zählt zu den Pflichten einer ordnungsgemäßen Verwaltung von Immobilien.
Wohnungseigentümer sind damit laut WEG dazu verpflichtet, eine Rücklage für die Instandhaltung zu bilden. Für Eigentümer eines Einfamilienhauses gibt es keine Verpflichtung, dies zu tun. Es kann aber sinnvoll sein, solche Rücklagen auch für ein Einfamilienhaus zu bilden.
Verwaltung der Instandhaltungsrücklage
Die Instandhaltungsrücklage ist als Teil des Verwaltungsvermögens auf ein separates Konto einzuzahlen und anzulegen. Der Verwalter darf auf dieses Geld nur zugreifen, um damit Instandsetzungs- und Instandhaltungsmaßnahmen am gemeinschaftlichen Eigentum zu finanzieren. Diese Rücklage ist getrennt vom sonstigen Wohngeld auf einem eigenen Konto verzinslich anzulegen. Der Verwalter muss überprüfen, ob alle Eigentümer ihren Rücklagenanteil zahlen.
Wofür darf die Instandhaltungsrücklage verwendet werden?
Die Instandhaltungsrücklage darf nur für die Erhaltung des Gemeinschaftseigentums verwendet werden. Das betrifft Instandsetzung, Instandhaltung, Reparaturen und Modernisierungen. So kann die Instandhaltungsrücklage beispielsweise für diese Maßnahmen an Immobilien verwendet werden:
- Dach neu decken, sanieren oder renovieren
- Heizungsanlage tauschen
- Elektrik erneuern
- Haustechnik modernisieren
- Fassadenarbeiten
- Instandsetzungsarbeiten nach Wetterschäden
- Keller isolieren
- Fenster tauschen
Zum Begleichen von Betriebskosten und einer Gebäudeversicherung darf sie hingegen nicht herangezogen werden. Die Entscheidung über die Verwendung der Instandhaltungsrücklage obliegt der Eigentümergemeinschaft per Mehrheitsbeschluss.
Was ist bei der Höhe der Instandhaltungsrücklage zu berücksichtigen?
Für die Berechnung der Höhe der Instandhaltungsrücklage sind diese Faktoren zu berücksichtigen:
- Alter
- Ausstattung
- Lage
- Größe
- Zustand
Wie hoch die Instandhaltungsrücklage aktuell ist, ergibt sich aus dem Protokoll der Jahreseigentümerversammlung und aus der jährlichen Betriebskostenabrechnung. Auch die Hausverwaltung kann über den Kontostand Auskunft geben.
Wie kann man die Höhe der Instandhaltungsrücklage berechnen?
Für die Berechnung der angemessenen Höhe der Instandhaltungsrücklage gibt es mehrere Möglichkeiten.
Möglichkeit 1: Richtwerte aus dem sozialen Wohnungsbau
Im sozialen Wohnungsbau richtet sich die Höhe der Instandhaltungsrücklage nach dem Alter des Gebäudes (Jahre) und der Größe der Immobilie (Quadratmeter). Mit dem Alter des Gebäudes steigt auch der Betrag der zu bildenden Rücklage. Hierfür gibt es gesetzliche Obergrenzen:
|
Alter |
Obergrenze pro m² (Immobilie ohne Aufzug |
Obergrenze pro m² (Immobilie mit Aufzug) |
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bis 21 Jahre |
7,10 Euro |
8,10 Euro |
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22 bis 31 Jahre |
9,00 Euro |
10,00 Euro |
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ab 32 Jahren |
11,50 Euro |
12,50 Euro |
Hierbei handelt es sich um gesetzliche Vorgaben für den sozialen Wohnungsbau. Diese Zahlen können auch als Richtwerte in anderen Fällen herangezogen werden, in denen die Eigentümergemeinschaft die Höhe der Rücklage bestimmt.
Möglichkeit 2: Peters’sche Formel
Im WEG ist von einer angemessenen Instandhaltungsrücklage die Rede. Wie die konkrete Höhe in der Praxis aussieht, ist eine Einzelfallentscheidung. Es besteht die Möglichkeit, die Instandhaltungsrücklage nach der Peters’schen Formel zu ermitteln. Dabei sind die Herstellungskosten des Objekts ausschlaggebend.
Annahme 1
Dieser Formel liegt die Annahme zugrunde, dass nach einem Zeitraum von 80 Jahren der 1,5-fache Wert der Baukosten (exklusive der Kosten für Grundstück und Erschließung) notwendig ist, um die Immobilie instand zu halten.
Annahme 2
Die zweite Annahme besteht darin, dass rund 70 Prozent der Instandhaltungskosten eines Mehrfamilienhauses dem Gemeinschaftseigentum zuzuschreiben sind. Die übrigen 30 Prozent sind Kosten, welche die Eigentümer für ihr Sondereigentum einberechnen sollten.
Daraus ergibt sich die Peters’sche Formel:
Instandhaltungsrücklage (pro Quadratmeter und pro Jahr) = (Baukosten pro Quadratmeter x 1,5 x 0,7) / 80
Beispielrechnung
Baukosten der Immobilie in Höhe von 2.500 Euro pro Quadratmeter
Jährliche Instandhaltungsrücklage (pro Quadratmeter) = 2.500 Euro x 1,5 x 0,7 / 80 = 32,82 Euro pro Quadratmeter
Für 80 Quadratmeter große Wohnung: 32,82 Euro x 80 Quadratmeter = 2.625,60 Euro
Monatliche Instandhaltungsrücklage: 2.625,60 Euro / 12 = 218,80 Euro
In der Praxis erweisen sich die mit der Peters’schen Formel berechneten Beträge regelmäßig als zu hoch. Sie geben der Verwaltung damit nur einen groben Richtwert vor.
Möglichkeit 3: Jahreswirtschaftsplan
Für die individuelle Berechnung der Instandhaltungsrücklage bietet sich ein Jahreswirtschaftsplan an, den die Verwaltung der Immobilien erstellt. Darin sind alle jährlichen Einnahmen und Ausgaben der Eigentümergemeinschaft anzuführen.
Instandhaltungsrücklage ist zu hoch oder zu niedrig
Die Eigentümergemeinschaft kann die festgesetzte Höhe der Rücklage durch Mehrheitsbeschluss sowohl senken als auch anheben. Die Eigentümer haben allerdings keinen Anspruch darauf, sich einen Betrag aus der eingezahlten Summe auszahlen zu lassen. Für den Fall, dass die Instandhaltungsrücklage zu hoch ist, bietet sich eine Schönheitsreparatur an.
Wenn die angesparte Instandhaltungsrücklage nicht ausreicht, um die anstehenden Maßnahmen zu finanzieren, muss die Eigentümergemeinschaft eine Sonderumlage beschließen und damit kurzfristig zusätzliche Beträge von den Eigentümern einfordern. Um dies zu vermeiden, ist es wichtig, angemessen hohe Rücklagen für die Instandhaltung zu bilden.
Ist die Instandhaltungsrücklage von der Steuer absetzbar?
Die Ausgaben für die Instandhaltungsrücklage sind prinzipiell nicht von der Steuer absetzbar. Nur wenn die Ausgaben bei vermieteten Immobilien tatsächlich anfallen, also Geld aus der Instandhaltungsrücklage für Maßnahmen verwendet wird, kann dieser Betrag steuerlich geltend gemacht werden.
Lediglich Vermieter, nicht aber Selbstnutzer, können die Instandhaltungsrücklage von der Steuer absetzen.
Wann sind Instandhaltungsrücklagen als Werbungskosten absetzbar?
Vermieter können die Beiträge für die Instandhaltungsrücklage als Werbungskosten nur dann in der Einkommensteuererklärung geltend machen, wenn diese Summe tatsächlich für Erhaltungsmaßnahmen verwendet wurde. Das bedeutet, dass das Geld bereits in die Erhaltung geflossen sein muss. Erst dann kann die Instandhaltungsrücklage unter der Rubrik Werbungskosten angeführt werden. Dies entspricht der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (Az. IX B 144/05).
Was geschieht im Falle eines Verkaufs der Immobilie mit der Instandhaltungsrücklage?
Wenn ein Eigentümer seine Wohnung verkauft, geht nicht nur das Eigentum an der Immobilie, sondern auch sein Anteil an der Instandhaltungsrücklage an den Käufer über. Der frühere Eigentümer (Verkäufer) hat keinen Anspruch darauf, sich seinen Anteil an den Rücklagen auszahlen zu lassen.
Das einbezahlte Geld bleibt im Spartopf der Wohnungseigentümergemeinschaft. Es steht im Eigentum der Gemeinschaft. Auch der neue Eigentümer muss eine Instandhaltungsrücklage zahlen.
Instandhaltungsrücklage und Grunderwerbsteuer
Für die Instandhaltungsrücklage wird Grunderwerbsteuer fällig, zumal diese im Kaufpreis inkludiert ist. Laut BFH-Rechtsprechung verringert diese Rücklage die Bemessungsgrundlage für die Grunderwerbsteuer nicht (Urteil des BFH, Az. II R 49/17). Demnach ist es nicht mehr zulässig, die Instandhaltungsrücklage mittels einer kaufvertraglichen Klausel von der Grunderwerbsteuer abzuziehen.
Vermietung und Verpachtung von Immobilien
Die Kosten für die Instandhaltungsrücklage bleiben beim Vermieter und Verpächter. Sie sind anders als die Betriebskosten nicht auf den Mieter umlagefähig.
Quellen
https://www.wuestenrot.de/modernisieren/instandhaltungsruecklage
https://www.immoverkauf24.de/immobilienverkauf/immobilienverkauf-a-z/instandhaltungsruecklage/
https://www.heid-immobilienbewertung.de/ratgeber/instandhaltungsruecklage/
https://www.juraforum.de/lexikon/instandhaltungsruecklage
