Bonpflicht seit 1. Januar 2020 bei elektronischen Kassen

Seit 1. Januar 2020 gilt für die Nutzer von elektronischen Kassensystemen die Belegausgabepflicht (kurz: Bonpflicht). Demnach müssen Unternehmen, die mit solchen elektronischen Kassen arbeiten, zu allen Geschäftsvorgängen Belege (Bons) ausgeben. Betriebe, die offene Ladenkassen wie Schubkassen und alte Registrierkassen verwenden, sind von der Bonpflicht nicht betroffen.

Seit 1. Januar 2020 gilt für die Nutzer von elektronischen Kassensystemen die Belegausgabepflicht (kurz: Bonpflicht). Demnach müssen Unternehmen, die mit solchen elektronischen Kassen arbeiten, zu allen Geschäftsvorgängen Belege (Bons) ausgeben. Betriebe, die offene Ladenkassen wie Schubkassen und alte Registrierkassen verwenden, sind von der Bonpflicht nicht betroffen.

Gesetzliche Grundlagen zur Bonpflicht

Die Bonpflicht ist in § 146a Absatz 2 Abgabenordnung (AO) geregelt und wurde als Teil der neuen Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) eingeführt, um Manipulationen an digitalen Aufzeichnungen zu verhindern. Damit ist es für Unternehmen schwieriger, Transaktionen nachträglich zu stornieren und dem Finanzamt Einnahmen vorzuenthalten. Neben der Bonpflicht hat der Gesetzgeber auch Vorschriften zur Ausstattung elektronischer Kassen mit einer zertifizierten Sicherheitseinrichtung (kurz: TSE) und eine Kassenmeldepflicht normiert. Für die beiden letztgenannten Pflichten gilt eine Übergangsfrist bis zum 30. September 2020.

Die seit 1. Januar 2020 geltende Bonpflicht verpflichtet Unternehmen nicht dazu, eine elektronische Kasse zu verwenden. Demnach können die Betriebe diese Belegausgabepflicht umgehen, indem sie mit einer offenen Ladenkasse arbeiten.

Was besagt die Bonpflicht?

Die Bonpflicht, in der Abgabenordnung als Belegausgabepflicht bezeichnet, besagt, dass alle Unternehmen mit elektronischen Kassensystemen für jeden Vorgang einen Beleg ausstellen und dem Kunden anbieten müssen. Sie enthält lediglich eine Verpflichtung zur Belegausgabe, nicht jedoch zur Belegannahme. Demnach darf der Kunde die Entgegennahme des Beleges ablehnen. Das Unternehmen kann die Bons als Papierbelege ausstellen. Mit Zustimmung des Kunden sind auch elektronische Bons (eBons) zulässig.

Pflichtangaben auf den Belegen

Der Beleg muss unabhängig von der Art der Ausgabe einige Pflichtangaben auflisten (§ 6 Kassensicherungsverordnung):

• Unternehmensname und Anschrift
• Datum der Belegausstellung
• Beginn und Ende des Geschäftsvorgangs
• Menge der Waren bzw. Umfang der Leistung
• Art der Gegenstände bzw. der Dienstleistung
• Entgelt und Steuerbetrag als Summe; relevanter Steuersatz
• Transaktionsnummer
• Seriennummer des Aufzeichnungssystems oder Sicherheitsmoduls

Einige Angaben, nämlich der Abrechnungszeitpunkt, die Transaktionsnummer, die Seriennummer, der Signaturzähler und der Prüfwert, lassen sich erst mit der Nutzung der technischen Sicherheitseinrichtung darstellen. Bis zum 30. September 2020 dürfen Unternehmen die Belege daher in der abgespeckten Version aushändigen.

Unternehmen, die die Bonpflicht verletzen, verstoßen gegen die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung. Ein solcher Verstoß kann bei einer Betriebsprüfung zu einer Zuschätzung durch das Finanzamt führen und damit zusätzliche finanzielle Belastungen nach sich ziehen.

Ausnahme: Befreiung von der Bonpflicht im Einzelfall

In Ausnahmefällen kann das Finanzamt eine Befreiung von der Bonpflicht genehmigen, wenn das Unternehmen eine solche beantragt. Eine Ausnahme kommt nur dann in Betracht, wenn die Ausgabe der Belege für den Betroffenen eine sachliche oder persönliche Härte darstellen würde. Kostengesichtspunkte sind als alleiniger Grund nicht ausreichend. Die Möglichkeit, sich von der Bonpflicht befreien zu lassen, betrifft Unternehmer, die Waren an eine große Menge unbekannter Personen verkaufen und damit eine Vielzahl gleichartiger Transaktionen abwickeln.