Buchführung und Jahresabschluss: vier häufige Fehler

Der Jahresabschluss erfordert sehr viel Sorgfalt und die Berücksichtigung gesetzlicher Vorgaben. Unternehmen sollten auf einige Fehlerquellen achten, wenn sie den Jahresabschluss erstellen. Vor allem diese vier Fallen sind im Zusammenhang mit Buchführung und Jahresabschluss zu vermeiden.

Der Jahresabschluss erfordert sehr viel Sorgfalt und die Berücksichtigung gesetzlicher Vorgaben. Unternehmen sollten auf einige Fehlerquellen achten, wenn sie den Jahresabschluss erstellen. Vor allem diese vier Fallen sind im Zusammenhang mit Buchführung und Jahresabschluss zu vermeiden.

Falle 1: Unternehmensgröße falsch bewerten

Geschäftsführer sind dafür verantwortlich, dass die Buchführung ordnungsgemäß erfolgt. Das bedeutet auch, die Unternehmensgröße regelmäßig zu bewerten und die Buchhaltung auf diese Größenbewertung abzustimmen. Mit der Unternehmensgröße sind Rechte und Pflichten bei der Bilanzierung verbunden. Wenn ein Geschäftsführer die Größe des Unternehmens falsch einschätzt oder diese Frage überhaupt nicht beachtet, liegt ein Verstoß gegen den Grundsatz der ordnungsgemäßen Buchführung vor. Er verletzt seine Sorgfaltspflicht und tappt in eine häufige Fehlerquelle beim Jahresabschluss.

Falle 2: Offenlegung der Bilanz

Im Zuge einer falschen Einschätzung der Unternehmensgröße können Probleme mit der Offenlegung der Bilanz auftreten. Ein Kleinstunternehmen muss seine Bilanz an den Bundesanzeiger übermitteln, aber nicht zur Gänze offenlegen. Es hinterlegt die Unternehmenszahlen beim Bundesanzeiger. Die Bilanz wird dann lediglich im Unternehmensregister, nicht jedoch im Bundesanzeiger veröffentlicht. Größere Unternehmen müssen ihre Bilanzen hingegen für die Öffentlichkeit zugänglich machen. Hierbei ist auf die Veröffentlichung von Anhängen zu achten. Der Bundesanzeiger kontrolliert, ob das Unternehmen alle erforderlichen Unterlagen eingereicht hat. Für viele mittelständische Unternehmen gilt verpflichtend ein Testat (Bestätigungsvermerk) durch einen Abschlussprüfer, der den Jahresabschluss vor der Offenlegung prüft und testiert.

Falle 3: Ungeeignete Buchhaltungskräfte beauftragen

Auch die Wahl einer ungeeigneten Buchhaltungskraft stellt eine mögliche Fehlerquelle dar. Um nicht in diese Falle zu tappen, sollten Unternehmen diese Punkte beachten:

• Die Buchführungskraft bringt die erforderliche Qualifikation mit (objektive Eignung) und handelt zum Wohl des Unternehmens (subjektive Eignung).
• Das Unternehmen kontrolliert regelmäßig die Qualifikation der Buchhaltungskraft.
• Darüber hinaus ist laufend zu prüfen, ob die Buchführung und die Prüfungsergebnisse plausibel sind.

Es ist wichtig, dass das Unternehmen diese Kontrollaufgaben sorgfältig wahrnimmt. Andernfalls haftet das Unternehmen für Verstöße der Buchhaltungskraft, als hätte es den Bilanzierungsfehler selbst begangen. Wer einen externen Anbieter mit der Erstellung des Jahresabschlusses beauftragt, sollte sich durch eine vertragliche Vereinbarung absichern, wonach der Dienstleister für entstehende Fehler bei der Buchführung haftet.

Falle 4: Aufbewahrungspflichten nicht erfüllen

Eine weitere Fehlerquelle lauert in der Nichterfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten. Für zahlreiche Buchführungsunterlagen gilt eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist, die mit dem Ende jenes Kalenderjahres zu laufen beginnt, in dem der Jahresabschluss erstellt wurde. Unternehmen dürfen die entsprechenden Dokumente erst nach dem Ende der Aufbewahrungspflicht vernichten, um Bußgelder zu vermeiden.