Jahresabschluss prüfen, feststellen und veröffentlichen: Pflichten für GmbHs

Geschäftsführer von GmbHs sind dazu verpflichtet, den Jahresabschluss ordnungsgemäß zu prüfen und den Gesellschaftern zur Feststellung vorzulegen. Welche Pflichten für Prüfung, Feststellung und Veröffentlichung gelten, richtet sich danach, ob es sich um eine kleine, mittelgroße oder große GmbH handelt. Besondere Vereinfachungen gibt es für Kleinst-GmbHs.

Geschäftsführer von GmbHs sind dazu verpflichtet, den Jahresabschluss ordnungsgemäß zu prüfen und den Gesellschaftern zur Feststellung vorzulegen. Welche Pflichten für Prüfung, Feststellung und Veröffentlichung gelten, richtet sich danach, ob es sich um eine kleine, mittelgroße oder große GmbH handelt. Besondere Vereinfachungen gibt es für Kleinst-GmbHs.

1. Jahresabschluss prüfen (lassen)

Mittelgroße und große GmbHs müssen den erstellten Jahresabschluss durch einen Abschlussprüfer prüfen lassen. Wenn die Gesellschafter einen ungeprüften Jahresabschluss beschließen, ist er ungültig. Kleine GmbHs sind nicht dazu verpflichtet, den Jahresabschluss prüfen zu lassen. Allerdings kann eine freiwillige Jahresabschlussprüfung lohnenswert sein, zumal die GmbH damit

• die Geschäftsführung kontrollieren,
• Schwachstellen aufdecken,
• die Richtigkeit und Vollständigkeit des Jahresabschlusses gewährleisten und
• Mitarbeiter dazu motivieren kann, ihre Pflichten gewissenhaft und korrekt auszuführen.

Bei einer mittelgroßen oder großen GmbH ist der Geschäftsführer dazu verpflichtet, den Jahresabschluss einem Abschlussprüfer zur Prüfung vorzulegen. Dieser übermittelt den Jahresabschluss samt Prüfungsbericht den Geschäftsführern, die ihn wiederum der Gesellschafterversammlung zukommen lassen.

2. Jahresabschluss feststellen

Der Jahresabschluss erlangt seine rechtliche Verbindlichkeit erst nach der Feststellung. Für diese Feststellung des Jahresabschlusses muss der Geschäftsführer den Abschluss inklusive Lagebericht und Prüfungsbericht den Gesellschaftern vorlegen. Die Gesellschafterversammlung begutachtet den Jahresabschluss und entscheidet über dessen Genehmigung. Sie kann auch Änderungen vornehmen. Nur wenn die Gesellschafterversammlung die Geschäftsführung per Beschluss entlastet hat, entfallen allfällige Schadenersatzansprüche gegenüber dem Geschäftsführer.

Es liegt in der Verantwortung des Geschäftsführers, die Gesellschafterversammlung zeitgerecht einzuladen und damit eine fristkonforme Feststellung des Jahresabschlusses zu ermöglichen.

3. Jahresabschluss veröffentlichen

Der Jahresabschluss einer GmbH ist grundsätzlich im Bundesanzeiger zu veröffentlichen. Dafür gilt eine Frist von zwölf Monaten nach dem Ablauf des jeweiligen Geschäftsjahres. Wenn der Unternehmer die Veröffentlichungspflicht nicht fristgerecht oder im vorgeschriebenen Umfang erfüllt, muss er mit einem Mahnschreiben und in weiterer Folge mit einer Geldstrafe rechnen. Von der Größe der GmbH (Umsatz, Bilanzsumme, Mitarbeiteranzahl) hängt die Frage ab, wie umfangreich und detailliert die Veröffentlichung ausfallen muss. Die Veröffentlichungspflichten unterscheiden sich danach, ob eine kleine, mittelgroße oder große GmbH vorliegt.

Für sogenannte Kleinst-GmbHs (dürfen nur einen dieser Grenzwerte überschreiten: Bilanzsumme 350.000 Euro, Umsatzerlöse 700.000 Euro, zehn Mitarbeiter) gibt es besondere Vereinfachungen:

• Es reicht eine verkürzte Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) mit Umsätzen, sonstigen Erträgen, Material- und Personalaufwand sowie Abschreibungen, sonstigen Aufwendungen, Steuern und Ergebnis.
• Die Bilanz darf ebenfalls stark verkürzt ausfallen.
• Kleinst-GmbHs müssen den Anhang nicht abgeben, wenn sie spezielle Angaben betreffend Vorschüsse und Kredite an Geschäftsführer sowie jene zu Haftungsverhältnissen unter der Bilanz anführen.
• Darüber hinaus müssen Kleinst-GmbHs den Jahresabschluss lediglich beim Bundesanzeiger hinterlegen, nicht veröffentlichen. Damit ist der Jahresabschluss nur gegen Gebühr für dritte Personen einsehbar.
• Bei einem Pflichtverstoß betreffend der Einreichung und Veröffentlichung des Jahresabschlusses ist eine Antragstellung auf Wiedereinsetzung in den vorigen Stand möglich. Damit kann sich die Kleinst-GmbH so stellen lassen, als hätte sie die Veröffentlichungsfrist nicht verpasst.

Für Kleinst-GmbHs gelten damit bei der Erstellung und Veröffentlichung des Jahresabschlusses weniger strenge Vorgaben.