Buchhaltung digitalisieren: sechs Schritte beachten und loslegen

24. Mai 2021

Tags: Allgemein, Buchhaltung & Jahresabschluss

Bevor Unternehmen mit der digitalen Buchhaltung loslegen können, müssen sie einige Schritte setzen, um die Umstellung auf den Weg zu bringen. In diesem schrittweisen Prozess spielen der Steuerberater, geeignetes Fachpersonal, geschulte Mitarbeiter und die richtige Buchhaltungssoftware wichtige Rollen.

Schritt 1: Steuerberater einbinden

Unternehmen, die ihre Buchhaltung digitalisieren möchten, sind gut beraten, bereits frühzeitig einen Steuerberater einzubinden. Dies betrifft sowohl die Einhaltung der rechtlichen Standards, die die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) vorschreiben, als auch die Auswahl einer geeigneten Buchhaltungssoftware. Außerdem kann ein Steuerberater unterstützen, falls sich Probleme bei der Anwendung ergeben.

Schritt 2: Fachpersonal auswählen und Mitarbeiter schulen

Für die Digitalisierung der Buchhaltung bedarf es qualifizierten Fachpersonals, das den gesamten Prozess begleitet. Die Verantwortung für die Buchführung sollten sich wenigstens zwei oder drei Mitarbeiter teilen. Abgesehen davon ist es ratsam, auch die Mitarbeiter anderer Abteilungen, egal ob in Führungsfunktionen oder aus der Produktion, einzubeziehen. Jene Beschäftigten, die für die Buchhaltung zuständig sind, benötigen eine Schulung, um die Technologie richtig anwenden zu können. Das Einsparpotenzial der digitalen Buchhaltung wiegt die dafür anfallenden Kosten auf.

Schritt 3: Infrastruktur bereitstellen

Nur mit der passenden Infrastruktur lässt sich die Digitalisierung umsetzen. Dazu gehören PCs, Laptops und spezielle Dokumentenscanner. Geschulte IT-Dienstleister erweisen sich als kompetente Ansprechpartner.

Schritt 4: Buchhaltungssoftware auswählen

Die digitale Buchführung steht und fällt mit der passenden Buchhaltungssoftware, die sich an der Unternehmensstruktur und den betrieblichen Anforderungen orientieren sollte. Es ist auf die gesetzlichen Vorgaben und die Aktualität zu achten. Die Software sollte alle Funktionen von der Buchführung und Erfassung der Belege über die Erstellung von Angeboten und Rechnungen bis zur Lohn- und Gehaltsabrechnung abdecken. Bei der Auswahl einer Softwarelösung sind diese Aspekte entscheidungsrelevant:

Einlesen und automatisches Buchen von Ein- und Ausgangsrechnungen
Speichern der Historie aller Dateien
selbstständiges Berechnen und Überprüfen
einfache Handhabung
ELSTER-Schnittstelle zum Finanzamt
einfache Zusammenarbeit mit dem Steuerberater über DATEV-Schnittstelle
GoBD-Zertifizierung
Folgekosten für Wartung, Adaptierungen, Schulungen und Beratungsleistungen

Das Unternehmen sollte die Vor- und Nachteile unterschiedlicher Lösungen vergleichen. Es besteht die Möglichkeit, eine Desktop-Software zu installieren oder die digitale Buchführung über eine externe Cloud-Software umzusetzen. Im Falle einer Desktop-Software bezahlt das Unternehmen eine einmalige Anschaffungsgebühr, muss aber über einen stabilen internen Server verfügen und die Lösung auf dem aktuellen Stand halten. Bei einer Cloud-Software garantiert der Anbieter die Aktualität und verrechnet im Gegenzug eine monatliche Gebühr. Das Unternehmen braucht hierfür eine schnelle Internetverbindung.

Schritt 5: Steuerberater mit Tax-Compliance-Prüfung beauftragen

Nach der Installation der Buchhaltungssoftware sollte ein Steuerberater eine Tax-Compliance-Prüfung vornehmen, um die Erfüllung der rechtlichen Vorgaben zu überprüfen und bei Bedarf Änderungen durchzuführen.

Schritt 6: Kunden über die digitale Buchhaltung informieren

Die Umstellung auf die digitale Buchhaltung verändert auch die Kommunikation mit den Kunden. Dies betrifft zum Beispiel die Bereiche Angebotserstellung, Rechnungslegung und Mahnungen. Es geht darum, die Kunden rechtzeitig zu informieren und zur Teilnahme zu motivieren. Für die Zustellung von digitalen Rechnungen braucht das Unternehmen die Zustimmung der Kunden.