Digitale Buchführung: Worauf Unternehmen achten müssen
Digitale Buchführung erleichtert einige Geschäftsprozesse, gerade für kleine und mittlere Unternehmen, zum Teil erheblich und entlastet Mitarbeitern von den Aufgaben der Buchführung. Dieser Beitrag soll darstellen, welche Vorteile das digitale Belegbuchen mit sich bringt, wie es genau abläuft und worauf Unternehmen achten müssen, wenn sie auf diese Art der Buchführung umstellen wollen.
Digitale Buchführung erleichtert einige Geschäftsprozesse, gerade für kleine und mittlere Unternehmen, zum Teil erheblich und entlastet Mitarbeitern von den Aufgaben der Buchführung. Dieser Beitrag soll darstellen, welche Vorteile das digitale Belegbuchen mit sich bringt, wie es genau abläuft und worauf Unternehmen achten müssen, wenn sie auf diese Art der Buchführung umstellen wollen.
Anforderungen die die digitale Buchführung im Unternehmen
In den "Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie Datenzugriff" (GoBD) regeln die Finanzverwaltungen von Bund und Ländern die Anforderungen an eine digitale Buchführung und Verarbeitung im Detail. Wer im Unternehmen digitale Buchführung anwendet, muss seine Aufbewahrungs- und Archivierungsprozesse diesen Vorschriften entsprechend anpassen. Im Rahmen der digitalen Buchführung werden alle für die geschäftlichen Abläufe relevanten Dokumente wie Verträge oder Rechnungen in einem System angelegt und dort weiterverarbeitet. Nach Maßgabe der GoBD müssen zu allen relevanten Geschäftsvorfällen entweder Papierdokumente oder elektronische Belege angelegt werden, damit diese später herangezogen und ausgewertet werden können.
Unternehmen sollten darauf achten, dass das von ihnen eingesetzte Programm zur digitalen Belegbuchung den Ansprüchen der oben genannten Grundsätze für digitale Buchführung genügt. Insbesondere, was die Aufbewahrung, die Speicherung sowie die Zugriffsrechte in Bezug auf die digitalisierten Dokumente betrifft. Ziel dieser nun einheitlich festgelegten Standards soll sein, dass die elektronischen Dokumente mit Belegen in Papierform verglichen werden können.
Vorgehensweise bei der digitalen Buchführung
Bislang war es in den meisten Unternehmen üblich, die für die Buchführung notwendigen Belege in Papierform zu sammeln, nach einer auf die Belange des Unternehmens ausgerichteten Systematik abzulegen und diese dann entweder monatlich oder quartalsweise dem Steuerberater zur Verfügung zu stellen, der dann wiederum anhand der Belege Buchungen vornimmt und die für den Jahresabschluss relevanten Dokumente kopiert. Danach erfolgen die Erstellung der erforderlichen Auswertungen, meist mit Hilfe der vom Steuerberater eingesetzten Buchhaltungssoftware, und die Übermittlung der Umsatzsteuerdaten an das zuständige Finanzamt. Danach gelangen die Belege zurück in das Unternehmen, wo sie erneut geordnet und archiviert werden. Neben dem erheblichen Zeit- und Kostenaufwand für den Transport der Unterlagen liegt der Nachteil dieses herkömmlichen Verfahrens vor allem darin, dass während der Verarbeitung der Buchführung beim Steuerberater nicht auf die Originalbelege zurückgegriffen werden kann und es durch mangelnde Abstimmung oftmals zu einer Doppelerfassung der Belege im Unternehmen sowie beim Steuerberater kommt.
Beim digitalen Belegbuchen erhält der Steuerberater die Belege des Mandanten nicht erst in Papierform am Ende des Monats oder Quartals, sondern laufend digitalisiert. Dies kann täglich oder wöchentlich geschehen. Entscheidet sich das Unternehmen für den Einsatz der gängigen DATEV-Software, so kann es seine Belege via Fax oder als Scan an eine nur für das Unternehmen eingerichtete Nummer im DATEV-Rechenzentrum übermitteln. Unternehmen sollten darauf achten, die Belege vorzugsweise zu scannen, da hierdurch nicht nur die Qualität der Belege besser wird, sondern diese auch leichter gesucht werden können. Sind monatlich mehr als 100 Seiten mit Belegen zu übermitteln, so empfiehlt sich die Übermittlung als Scan via einer verschlüsselten Internetverbindung in ein geschütztes und nur dem Unternehmen zugängliches Verzeichnis. Im Rechenzentrum erfolgt dann die Digitalisierung der Belege, welche daraufhin sowohl dem Unternehmen als auch dem Steuerberater zur Verfügung gestellt und verbucht werden können. Über den integrierten Kontoauszugsmanager können auch die Kontoauszugsdaten laufend eingelesen werden, was eine schnellere Buchungserfassung durch den Steuerberater ermöglicht. Wenn beides miteinander kombiniert wird, können alle maßgeblichen Informationen zeitnah verarbeitet werden, so dass dem Unternehmen jederzeit aussagekräftige tages- und wochenaktuelle Auswertungen zur Verfügung stehen. Über ein elektronisches Kassentool können auch Informationen zum Kassenbestand an den Steuerberater übermittelt werden.
Vorteile der digitalen Buchführung für Unternehmen
Wie bereits oben ausgeführt, lassen sich die Vorteile der digitalen Belegbuchung im Wesentlichen wie folgt zusammenfassen:
- Stetige Verfügbarkeit qualitativ hochwertiger aktueller Auswertungen
- Ständige Verfügbarkeit von Belegen im Unternehmen
- Wegfall des aufwändigen Belegtransports
- Erleichterte Suche der digitalisierten Belege
- Beschränkung auf ein Ablagesystem in Papierform, darüber hinaus einheitliches digitalisiertes Dokumentenmanagement
- Verknüpfung von Beleg und Buchungssatz
- Möglichkeit, verschwundene Belege nachträglich zu faxen bzw. zu mailen
Im Wesentlichen gilt es festzuhalten, dass die Nutzung der digitalen Belegbuchung insbesondere die Arbeitsteilung zwischen Unternehmen und Steuerberater erleichtert, da gerade an dieser Schnittstelle ein erheblicher Mehraufwand zur genauen Abstimmung einfach wegfällt.
Voraussetzungen für die digitale Buchführung
Unternehmen sollten noch auf die technischen Voraussetzungen achten, die sie zu erfüllen haben, wenn sie die digitale Belegbuchung nutzen wollen: Insbesondere ist ein Internetzugang mit DSL-Flatrate und ein Scanner bzw. alternativ hierzu ein Fax-Gerät mit Rufnummernweitergabe (Clip-Funktion) und Einzelseitenerkennung notwendig.
