Betriebsprüfung: Auch Kleinunternehmer können geprüft werden

Eine Betriebsprüfung kann das Finanzamt nicht nur in größeren Betrieben, sondern auch bei Kleinunternehmern anordnen. Wer als Kleinunternehmer tätig ist, sollte sich deswegen möglichst frühzeitig auf das Erscheinen eines Betriebsprüfers vorbereiten. Dieser Beitrag erklärt, was Kleinunternehmer zum Thema Betriebsprüfung wissen sollten, wie diese genau abläuft und wie sie sich am besten verhalten sollten, um mitunter kostspielige Fehler zu vermeiden. 

Wer als Selbstständiger oder Freiberufler denkt, sich nicht auf die Möglichkeit einer Betriebsprüfung vorbereiten zu müssen, unterliegt einem schweren Irrtum. Eine Betriebsprüfung kann das Finanzamt nicht nur in größeren Betrieben, sondern auch bei Kleinunternehmern anordnen. Wer als Kleinunternehmer tätig ist, sollte sich deswegen möglichst frühzeitig auf das Erscheinen eines Betriebsprüfers vorbereiten. Dieser Beitrag erklärt, was Kleinunternehmer zum Thema Betriebsprüfung wissen sollten, wie diese genau abläuft und wie sie sich am besten verhalten sollten, um mitunter kostspielige Fehler zu vermeiden.

Wann Kleinunternehmern die Betriebsprüfung droht

Grundsätzlich droht eine Außenprüfung durch das Finanzamt, umgangssprachlich meist Betriebsprüfung genannt, allen Arten von Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe oder inhaltlichen Tätigkeit. Insbesondere Kleinunternehmer werden bei einer Ankündigung häufig nervös. Entweder, weil sie nicht wissen, was sie erwartet, oder weil sie überhaupt nicht mit der Möglichkeit einer Betriebsprüfung gerechnet haben. Umso wichtiger ist es, sich möglichst früh mit den Inhalten einer möglichen Prüfung vertraut zu machen, um im Falle des Falles optimal vorbereitet zu sein.

Zwar gilt grundsätzlich, dass das Finanzamt natürlich bei größeren Unternehmen häufiger eine Prüfung anordnet. Gleichwohl können auch Kleinunternehmer von einer Betriebsprüfung betroffen werden. Das Finanzamt wird insbesondere dann auf sie aufmerksam, wenn:

• die Steuererklärung nicht plausibel war.
• die jährlichen Gewinne stark schwanken.
• eine frühere Prüfung Steuernachzahlungen in erheblichem Umfang ergab.
• die Steuererklärung regelmäßig verspätet erfolgt.
• die Steuern regelmäßig zu spät gezahlt werden.

Wer als Kleinunternehmer seinen Steuerbescheid aufmerksam liest, kann hieraus eine Frühwarnung über bevorstehende Betriebsprüfungen ableiten: Ist im Bescheid davon die Rede, dass dieser "unter Vorbehalt der Nachprüfung" steht oder "vorläufig" ist, so ist klar, dass eine Außenprüfung unmittelbar bevorsteht.

Ablauf der Betriebsprüfung bei Kleinunternehmern

Das Finanzamt kündigt eine Betriebsprüfung in der Regel 14 Tage zuvor an und nennt in dem Bescheid auch den Zeitraum, der einer Prüfung unterzogen wird. Nimmt das Finanzamt lediglich eine Lohnsteuer- oder eine Umsatzsteuer-Nachschau vor, so kann der Prüfer auch unangemeldet im Unternehmen erscheinen. Finden sich hier Unregelmäßigkeiten, so kann das Finanzamt direkt, d.h. ohne weitere Ankündigung, eine vollständige Betriebsprüfung vornehmen. Eine vorherige Ankündigung ist auch dann nicht notwendig, wenn seitens des Finanzamts ein konkreter Verdacht auf Unregelmäßigkeiten besteht. Die bis zur Betriebsprüfung verbleibende Frist von 14 Tagen sollten Kleinunternehmer dazu nutzen, ihre Buchhaltung zu strukturieren und insbesondere alle Arten von Belegen zu sammeln.

Kleinunternehmer sind auch gut beraten, sobald der Prüfungsbescheid des Finanzamts vorliegt, ihren Steuerberater zu kontaktieren und sich mit ihm zu verständigen, dass nur dieser dem Prüfer des Finanzamts gegenüber Auskünfte erteilen soll. Zudem weiß ein erfahrener Steuerberater sehr genau, wo die Fallstricke bei einer Betriebsprüfung liegen und wo gegebenenfalls noch Belege fehlen. Insbesondere sollten Kleinunternehmer darauf achten, dass der Betriebsprüfer ausnahmslos alles gegen ihn verwenden kann, was er während der Betriebsprüfung erfährt, selbst wenn die Informationen in einem lockeren, informellen Gespräch gesammelt wurden. Daher sollten sämtliche Fragen des Prüfers gesammelt und keineswegs sofort beantwortet, sondern zuerst an den Steuerberater weitergeleitet werden. Wenn der Steuerberater für den Kleinunternehmer auch die Buchführung übernommen hat, findet die Betriebsprüfung ohnehin in dessen Räumlichkeiten statt.

Das sollten Kleinunternehmer während der Betriebsprüfung beachten

Ist der Prüfer im Unternehmen, so sollte der Kleinunternehmer zunächst die Formalien prüfen, d.h. verifizieren, ob Anschrift und Steuernummer auf dem Bescheid korrekt sind. Zudem sollte der Prüfer seine Dienstmarke vorzeigen. Geprüfte Selbstständige sollten bereits vor der Prüfung beantragen, dass der Prüfer alle Feststellungen während der Prüfung nur schriftlich, jeweils mit Fundstelle, festhält. Grundsätzlich gilt es zu beachten, dass am Arbeitsplatz keine Dokumente und Unterlagen offen herumliegen sollten. Lediglich die für den Prüfungszeitraum relevanten Belege sollten dem Prüfer bereitgestellt werden. Außerdem sollte der Kleinunternehmer beantragen, dass er den Prüfbericht vorab erhält, wodurch ihm eine Frist von vier Wochen für eine Stellungnahme eingeräumt wird.

So vermeiden Kleinunternehmer eine Betriebsprüfung

Wie gesagt - eine Garantie, dass man als Kleinunternehmer gänzlich von einer Betriebsprüfung verschont bleibt, besteht nicht. Allerdings kann man durch die Befolgung einiger Faustregeln die Wahrscheinlichkeit, dass es zu dieser kommt, drastisch reduzieren. Daher sollten Kleinunternehmer Belege immer sofort abheften und zeitnah verbuchen sowie ihre Bücher vorschriftsgemäß und übersichtlich führen. Die Steuererklärung sollte zudem immer fristgemäß abgegeben werden, Anfragen des Finanzamts immer rechtzeitig und sorgfältig beantwortet werden. Im Bedarfsfall kann der Kleinunternehmer beim Finanzamt eine Fristverlängerung erwirken, vorausgesetzt, man bittet hierum frühzeitig und begründet dies plausibel. Wer zudem den Jahresabschluss durch einen Steuerberater prüfen lässt und seine Steuern pünktlich bezahlt, mindert sein Risiko beträchtlich.