Digitale Buchhaltung: Originalbelege vernichten oder aufbewahren?

Einige Unternehmen praktizieren bereits die digitale Buchhaltung. Sie erfassen alle Buchungen und Belege papierlos, um sie elektronisch zu archivieren. Bei der digitalen Buchhaltung stellt sich für Unternehmer die Frage, welche gescannten Dokumente sie nach der Digitalisierung vernichten dürfen und welche Belege sie als Papieroriginale aufbewahren müssen.

Einige Unternehmen praktizieren bereits die digitale Buchhaltung. Sie erfassen alle Buchungen und Belege papierlos, um sie elektronisch zu archivieren. Bei der digitalen Buchhaltung stellt sich für Unternehmer die Frage, welche gescannten Dokumente sie nach der Digitalisierung vernichten dürfen und welche Belege sie als Papieroriginale aufbewahren müssen.

Diese Papieroriginale aufbewahren

Grundsätzlich dürfen Unternehmen die Papieroriginale zu bereits eingescannten Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen vernichten (§§ 239 Absatz 4 und 257 Absatz 3 HGB; § 147 Absatz 2 AO), vorausgesetzt sie halten die Vorschriften zur elektronischen Archivierung kaufmännischer Belege ein. Allerdings gibt es einige Ausnahmen, bei denen die Papieroriginale dem Finanzamt vorzulegen sind. Diese Aufbewahrungspflicht im Original betrifft insbesondere diese Unterlagen:

• Rechnungsoriginale im Vorsteuer-Vergütungsverfahren: Unternehmen, die im Inland keine Umsätze erzielen, aber beim deutschen Finanzamt Vorsteuer abziehen möchten, müssen die Rechnungen im Original vorweisen. Das ergibt sich aus § 62 Absatz 2 UStDV.
• Bilanzen und Abschlüsse

Alle anderen Originalunterlagen können aus Sicht des Handels- und Steuerrechts vernichtet werden.

Regeln zur elektronischen Archivierung einhalten

Unternehmen, die die eingescannten Belege elektronisch aufbewahren, müssen einige Punkte einhalten:

• Die Vernichtung der Papieroriginale darf erst erfolgen, nachdem die Daten der neu eingescannten Belege gesichert wurden.
• Alle digitalen Dokumente müssen während der Gesamtdauer der Aufbewahrungszeit von zehn Jahren jederzeit zur Verfügung stehen und sofort lesbar gemacht werden können. Zudem muss der Unternehmer sicherstellen, dass die digitalen Belege weder verändert werden noch verloren gehen können.
• Die Archivierung muss in Hinblick auf die genutzte Technik (revisionssicheres Archivierungssystem) und die Organisation ordnungsgemäß sein. Es sind die Regeln zur Verfahrensdokumentation sowie die Anforderungen der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und der GDPdU einzuhalten.

Unternehmer müssen alle Unterlagen so abspeichern, dass sie nachweisen können, woher der Beleg stammt. Die maschinelle Auswertbarkeit verlangt, dass man im kompletten Dokument die Suchfunktion nutzen kann. Zusätzlich muss eine Filter-, Sortier- und Verknüpfungsfunktion möglich sein.

Verfahrensdokumentation gemäß GoBD

Mit einer ordnungsgemäßen Verfahrensdokumentation müssen Unternehmen die Nutzung von Software und Hardware dokumentieren sowie die entsprechenden Abläufe beschreiben. Es muss nachvollziehbar sein, welches Dokument wann und von wem gescannt wurde. Für die Verfahrensdokumentation sind auf Basis der GoBD diese Schritte vorgesehen:

1. Unterlagen vorsortieren
2. Belege identifizieren und zuordnen
3. Digitalisierung vorbereiten
4. Kontrollieren, ob die Belege vollständig und lesbar sind
5. Dokumente nachbearbeiten und archivieren
6. Papieroriginale zur Vernichtung freigeben
7. Papieroriginale vernichten
8. Nach dem Ende der Aufbewahrungsfrist digitale Belege zur Löschung freigeben
9. Archivierte Unterlagen löschen

Organisationsanweisung erstellen

Unternehmen müssen eine Organisationsanweisung erstellen, die diese Fragen beantwortet:

• Welche Unterlagen wurden gescannt?
• Wann wurden die Dokumente gescannt?
• Wer darf die Dokumente scannen?
• Wie werden Fehler dokumentiert?
• Welche Qualitätskontrolle stellt sicher, dass die Dokumente vollständig und lesbar sind?

Halten Unternehmen diese Grundsätze bei der Archivierung digitaler Dokumente ein, dürfen sie die Papieroriginale aus steuerrechtlicher Sicht vernichten.

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