Revisionssichere Archivierung: Belege scannen und vernichten?

Revisionssichere Archivierung bedeutet, dass Belege und Geschäftsunterlagen während der gesamten Aufbewahrungsfrist vollständig, unveränderbar, jederzeit verfügbar und maschinell auswertbar gespeichert sind – so, wie es die Abgabenordnung und die GoBD der Finanzverwaltung verlangen. Ist das gewährleistet, dürfen Unternehmen Papierbelege nach dem Scannen grundsätzlich vernichten (§ 147 Abs. 2 AO, § 257 Abs. 3 HGB). Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz müssen dagegen im Original aufbewahrt werden.

Seit 2025 gilt für Buchungsbelege eine verkürzte Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Wir zeigen, welche Fristen gelten, unter welchen Voraussetzungen Originalbelege vernichtet werden dürfen, wie Sie E-Rechnungen richtig archivieren und wie Sie Schritt für Schritt zu einem revisionssicheren Archiv kommen.

Aktualisiert am 6. November 2026

Was bedeutet revisionssichere Archivierung?

Der Begriff „revisionssicher“ steht nicht im Gesetz. Er fasst die Anforderungen zusammen, die Abgabenordnung, Handelsgesetzbuch und die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) an die elektronische Aufbewahrung stellen. Ein revisionssicheres Archiv muss vor allem diese Anforderungen erfüllen:

• Vollständigkeit: Alle aufbewahrungspflichtigen Unterlagen werden erfasst, keine geht verloren.
• Unveränderbarkeit: Eine Unterlage darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO, § 239 Abs. 3 HGB). Änderungen müssen protokolliert werden.
• Ordnung und Auffindbarkeit: Jedes Dokument lässt sich über eine Indexierung eindeutig und zeitnah wiederfinden und der Buchung zuordnen.
• Verfügbarkeit und Lesbarkeit: Die Unterlagen sind während der gesamten Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar zu machen und maschinell auswertbar (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO).
• Zugriffsschutz: Ein Berechtigungskonzept schützt die Daten vor unbefugtem Zugriff, Löschung und Verlust; Datensicherungen sind eingerichtet.
• Nachvollziehbarkeit: Eine Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Unterlagen erfasst, verarbeitet und gespeichert werden.

Revisionssicherheit ist eine Eigenschaft des gesamten Verfahrens, nicht nur der Software. Auch ein geeignetes Archivsystem erfüllt die Anforderungen nur, wenn es richtig eingerichtet, bedient und dokumentiert wird. Software-Zertifikate oder „GoBD-Testate“ können bei der Auswahl helfen, binden die Finanzverwaltung aber nicht.

Belege aufbewahren: Welche Fristen gelten seit 2025?

Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege ab dem 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt. Seither gilt:

Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist, der Brief empfangen oder abgesandt, die letzte Eintragung im Buch gemacht oder der Jahresabschluss aufgestellt wurde (§ 147 Abs. 4 AO). Für Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute gilt für Buchungsbelege weiterhin eine Frist von zehn Jahren.

Die verkürzte Frist gilt für alle Unterlagen, deren bisherige Aufbewahrungsfrist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war (Art. 97 § 19a EGAO). Buchungsbelege aus dem Jahr 2017 dürfen deshalb seit dem 1. Januar 2026 vernichtet werden, Belege aus 2018 ab dem 1. Januar 2027.

Wichtig: Die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO) – etwa während einer laufenden Betriebsprüfung oder eines Einspruchsverfahrens. Prüfen Sie das vor jeder Vernichtung.

Originalbelege nach dem Scannen vernichten: Wann ist das erlaubt?

Papierbelege dürfen nach dem Scannen grundsätzlich vernichtet werden (sogenanntes ersetzendes Scannen). Voraussetzung ist nach § 147 Abs. 2 AO, dass die elektronische Aufbewahrung den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass die digitale Kopie

1. mit empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und Buchungsbelegen bildlich und mit anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmt, wenn sie lesbar gemacht wird, und
2. während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar ist, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden kann.

Praktisch heißt das: Der Scan muss vollständig und gut lesbar sein, farbige Inhalte, die für die Aussage wichtig sind, müssen erkennbar bleiben, und die Datei muss unveränderbar im Archiv gespeichert sein, bevor das Papier vernichtet wird. Wie gescannt und kontrolliert wird, legen Sie in der Verfahrensdokumentation fest.

Diese Unterlagen müssen im Original aufbewahrt werden

• Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz: Sie sind von der Aufbewahrung als Bild- oder Datenträgerkopie ausdrücklich ausgenommen (§ 147 Abs. 2 AO, § 257 Abs. 3 HGB).
• Bestimmte Zollunterlagen: Unterlagen nach dem Zollkodex der Union, soweit es sich um amtliche Urkunden oder handschriftlich zu unterschreibende nicht förmliche Präferenznachweise handelt (§ 147 Abs. 2 AO).
• Unterlagen, die außerhalb des Steuerrechts im Original benötigt werden: Etwa unterschriebene Verträge oder Urkunden, wenn es auf das Original als Beweismittel ankommen kann. Hier sollten Sie vor einer Vernichtung rechtlich prüfen lassen, ob das Original noch gebraucht wird.

E-Rechnungen und digitale Dokumente richtig archivieren

Elektronisch eingegangene Unterlagen müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden – etwa eine Rechnung im XML-Format oder ein Kontoauszug als PDF. Ein Ausdruck auf Papier genügt nicht. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen empfangen können; die Pflicht zur Ausstellung folgt ab 2027 bzw. 2028 schrittweise.

Das BMF hat die GoBD dazu mit Schreiben vom 14. Juli 2025 angepasst:

• Bei einer E-Rechnung genügt es, den strukturierten Datensatz (z. B. die XML-Datei) aufzubewahren; für ihn ist eine inhaltliche, keine bildliche Übereinstimmung erforderlich.
• Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD ist der menschenlesbare PDF-Teil nur zusätzlich aufzubewahren, wenn er steuerlich bedeutsame Informationen enthält, die im XML-Teil fehlen oder davon abweichen, etwa Buchungsvermerke.
• Wird eine Datei in ein anderes Format umgewandelt, darf der strukturierte Datenteil nicht verloren gehen.

Auch E-Mails sind aufbewahrungspflichtig, wenn sie selbst ein Handels- oder Geschäftsbrief oder ein Buchungsbeleg sind. Dient die E-Mail nur als Transportmittel für eine angehängte Rechnung, genügt die Aufbewahrung des Anhangs.

Datenzugriff bei der Betriebsprüfung

Bei einer Betriebsprüfung kann das Finanzamt Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen, eine maschinelle Auswertung nach seinen Vorgaben verlangen oder sich die Daten in einem maschinell auswertbaren Format übergeben lassen (§ 147 Abs. 6 AO). Das Archiv muss deshalb einen geordneten Export ermöglichen. Wechseln Sie das System oder lagern Sie Altdaten aus, reicht es nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, die Daten auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger vorzuhalten – sofern bis dahin keine Außenprüfung begonnen hat (§ 147 Abs. 6 Satz 5 AO).

Verfahrensdokumentation und Organisationsanweisung

Die Verfahrensdokumentation beschreibt den gesamten Weg eines Belegs vom Eingang bis zur Archivierung und Löschung. Sie besteht üblicherweise aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation. Als Organisationsunterlage ist sie zehn Jahre aufzubewahren.

Für das ersetzende Scannen gehört eine Organisationsanweisung dazu, die mindestens regelt:

• wer scannen darf und wann gescannt wird,
• welche Unterlagen gescannt werden und welche im Original bleiben,
• wie Vollständigkeit und Lesbarkeit kontrolliert werden,
• wie Fehler behandelt und dokumentiert werden,
• wer die Papieroriginale zur Vernichtung freigibt.

Der Ablauf selbst lässt sich in diese Schritte gliedern:

1. Belege vorsortieren und auf Vollständigkeit prüfen,
2. Scan vorbereiten (Heftklammern entfernen, zusammengehörige Seiten bündeln),
3. scannen und die Scans auf Vollständigkeit und Lesbarkeit kontrollieren,
4. indexieren, dem Geschäftsvorfall zuordnen und unveränderbar archivieren,
5. Papieroriginale nach erfolgreicher Kontrolle und Datensicherung zur Vernichtung freigeben und vernichten,
6. nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist digitale Unterlagen prüfen und zur Löschung freigeben.

In sechs Schritten zur revisionssicheren Archivierung

1. Bestandsaufnahme: Welche Unterlagen fallen an, auf Papier und elektronisch, und in welchen Systemen liegen sie heute?
2. Prozesse festlegen: Beginnen Sie mit einem klar abgegrenzten Bereich, etwa den Eingangsrechnungen, und legen Sie Belegfluss, Zuständigkeiten und Freigaben fest.
3. System auswählen: Achten Sie auf Unveränderbarkeit und Protokollierung, Berechtigungskonzept, Volltextsuche und Indexierung, Exportmöglichkeiten für den Datenzugriff, Migrationsfähigkeit auf neue Systeme sowie Datensicherung und Datenschutz.
4. Testen: Prüfen Sie das System vor dem Echtbetrieb mit echten Belegen, einschließlich Wiederfinden und Export.
5. Verfahrensdokumentation erstellen: Halten Sie Abläufe, Kontrollen und technische Einstellungen schriftlich fest.
6. Regelmäßig überprüfen: Passen Sie Prozesse und Dokumentation an, wenn sich Software, Mitarbeiter oder gesetzliche Vorgaben ändern.

Wie Sie die gesamte Buchhaltung digital aufstellen, zeigt unser Beitrag Digitale Buchhaltung einführen.

Was droht bei Mängeln im Archiv?

Fehlen Unterlagen oder ist die Archivierung nicht ordnungsgemäß, kann das Finanzamt die Buchführung beanstanden. Sind die Mängel so gewichtig, dass die Ordnungsmäßigkeit insgesamt nicht mehr vermutet werden kann, darf es die Besteuerungsgrundlagen schätzen (§§ 158, 162 AO). Kommen Sie Ihren Pflichten zum Datenzugriff nicht nach, kann ein Verzögerungsgeld von 2.500 € bis 250.000 € festgesetzt werden (§ 146 Abs. 2c AO). Wir unterstützen Sie bei der Einrichtung einer GoBD-konformen Buchhaltung und der Vorbereitung auf Prüfungen.

Häufige Fragen

Wie lange müssen Belege aufbewahrt werden?

Buchungsbelege wie Rechnungen und Kontoauszüge seit 2025 acht Jahre, Bücher, Jahresabschlüsse, Inventare und Organisationsunterlagen zehn Jahre, Geschäftsbriefe und sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen sechs Jahre (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB). Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist, und endet nicht, solange die Festsetzungsfrist für die betroffenen Steuern noch läuft.

Darf ich Papierrechnungen nach dem Scannen wegwerfen?

Ja, wenn der Scan bildlich mit dem Original übereinstimmt, unveränderbar archiviert ist, während der gesamten Aufbewahrungsfrist verfügbar und maschinell auswertbar bleibt und das Verfahren in einer Verfahrensdokumentation beschrieben ist (§ 147 Abs. 2 AO). Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz müssen im Original aufbewahrt werden.

Reicht es, eine E-Rechnung auszudrucken oder als PDF abzulegen?

Nein. E-Rechnungen sind in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden. Maßgeblich ist der strukturierte Datensatz, etwa die XML-Datei. Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD muss der PDF-Teil nur zusätzlich aufbewahrt werden, wenn er steuerlich bedeutsame Zusatzinformationen enthält.

Welche Belege darf ich 2026 vernichten?

Buchungsbelege, die 2017 oder früher entstanden sind, sowie Geschäftsbriefe aus 2019 oder früher. Bücher mit der letzten Eintragung 2015 oder früher und Jahresabschlüsse, die 2015 oder früher aufgestellt wurden, dürfen ebenfalls vernichtet werden. Voraussetzung ist jeweils, dass die Unterlagen nicht mehr für eine noch offene Steuerfestsetzung, etwa eine laufende Betriebsprüfung, benötigt werden.

Gibt es eine GoBD-Zertifizierung für Archivsoftware?

Eine amtliche Zertifizierung gibt es nicht. Testate von Prüfern oder Herstellern können bei der Auswahl helfen, binden die Finanzverwaltung aber nicht. Entscheidend ist, dass das gesamte Verfahren im Unternehmen ordnungsgemäß eingerichtet und dokumentiert ist.

Rechtsgrundlagen und Quellen

• § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
• § 146 AO – Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen
• § 257 HGB – Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen
• § 239 HGB – Führung der Handelsbücher
• § 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen
• Art. 97 § 19a EGAO – Aufbewahrungsfristen
• BMF-Schreiben vom 14.07.2025 – GoBD, 2. Änderung
• § 158 AO – Beweiskraft der Buchführung

Rechtsstand: November 2026. Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung.

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