Digitalisierung der Buchhaltung: Sechs Tipps für die erfolgreiche Umsetzung

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Die Digitalisierung der Buchhaltung ist für das Unternehmen und die Mitarbeiter eine Umstellung, die eine gute Planung und Fachwissen erfordert. Unternehmen, die ihre Buchhaltung digitalisieren, sollten diese sechs Punkte im Blick haben:

Tipp 1: Steuerberater rechtzeitig einbeziehen

Viele Steuerberater wissen aus ihrer beruflichen Praxis, wie die Digitalisierung der Buchhaltung funktioniert, was in Hinblick auf GoBD zu beachten ist und welche Buchhaltungssoftware sich für welches Unternehmen eignet. Auch Punkte wie Schnittstellenpräferenzen, Tools und Analysemöglichkeiten sind zu klären. Um die rechtlichen Standards zu erfüllen und die passende Software bereitzustellen, ist es jedenfalls sinnvoll, vorzeitig einen Steuerberater in den Umstellungsprozess einzubinden. Dieser externe Berater kann auch unterstützend mitwirken, wenn die Mitarbeiter Anwendungsprobleme haben.

Tipp 2: Fachpersonal auswählen

Unternehmen sollten die Buchhaltungsaufgaben auf wenigstens zwei, besser drei fachkompetente Mitarbeiter aufteilen, die mit der digitalen Buchhaltung Erfahrung haben. Diese Arbeitskräfte sind im Idealfall bereits in der Umstellungsphase von der Papierbuchhaltung zur digitalen Buchhaltung beteiligt.

Tipp 3: Mitarbeiter schulen

Die Mitarbeiter müssen sich an die digitalen Arbeitsprozesse in der Buchhaltung erst gewöhnen. Sie brauchen Zeit, um sich in das digitale Buchhaltungssystem einzuarbeiten. Im Zuge der Digitalisierung sind Papierdokumente wie Verträge, Rechnungen, Kontoauszüge und Belege einzuscannen. Um die Mitarbeiter auf die Umstellung vorzubereiten, bieten sich Schulungen an, in denen die Betroffenen lernen, wie Digitalisierung funktioniert und wie die digitale Buchhaltung abläuft.

Tipp 4: Hardware inklusive Scanner kaufen

Für die digitale Buchhaltung benötigen Unternehmen nicht nur PCs und Laptops, sondern auch einen Dokumentenscanner, mit dem die Mitarbeiter Rechnungen und sonstige Buchhaltungsunterlagen digitalisieren können. Der Scanner sollte nach der maximalen täglichen Beleganzahl ausgewählt werden. Im Idealfall erfüllt ein Scanner für Rechnungen diese Anforderungen:

Auflösung von mindestens SW 300 dpi
TWAIN-Schnittstelle
passendes Bildkompressionsverfahren
Einzugsfunktion für gemischte Belege
Schräglagenkorrektur
Randentfernung

Bei der Digitalisierung der Rechnungen sind für das Scannen ein Drittel der Zeit und für das Vorbereiten der Belege zwei Drittel der Zeit einzuplanen.

Tipp 5: Passende Buchhaltungssoftware aussuchen

Zusätzlich zur Hardware ist es wichtig, eine Buchhaltungssoftware auszuwählen, die zu Branche und Unternehmensgröße passt und die GoBD-zertifiziert ist. Wer die Buchhaltung auch außerhalb des Büros erledigen möchte, nutzt eine cloudbasierte Online-Lösung, um auch auf einem mobilen Endgerät die Buchhaltungsdaten abrufen zu können. Hier ist auf die Integration von Sicherheits- und Verschlüsselungsmechanismen zu achten, um die vertraulichen Finanzdaten bestmöglich zu schützen.

Auch der Funktionsumfang ist ein wichtiges Auswahlkriterium. Mit manchen Tools können die Anwender nicht nur die Jahresabschlussbilanz erstellen und die Steuererklärung vorbereiten, sondern auch die Umsatzsteuer-Voranmeldung und die elektronische Bilanz des Jahresabschlusses via Elster automatisch dem Finanzamt übermitteln. Bei vorhandener DATEV-Schnittstelle ist es einfacher, mit dem Steuerberater zu kommunizieren und Informationen auszutauschen.

Viele Tools unterstützen auch die automatische Buchung von eingehenden und ausgehenden Zahlungen beim Online-Banking. Bei Softwaretools mit integrierter Bankfunktion können Unternehmen Überweisungen direkt in der Software veranlassen und so die Kontobewegungen jederzeit im Blick haben. Vor dem Kauf sollte das Unternehmen abklären, mit welchen Folgekosten für Wartung, Anpassungen, Kundenservice und Schulungen zu rechnen ist.

Tipp 6: Steuerberater mit Prüfung beauftragen

Nach der Installation der Buchhaltungssoftware nimmt im Idealfall ein Steuerberater eine Tax-Compliance-Prüfung vor. Dabei geht es darum, zu prüfen, ob bei der digitalen Buchhaltung die Anforderungen der GoBD erfüllt werden. Andernfalls sind Anpassungen erforderlich.