Neue GoBD seit 1. Januar 2020: Änderungen bei der elektronischen Buchführung

Seit 1. Januar 2020 gelten für Unternehmen die neuen GoBD. Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat diese aktuellen „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Geschäftsbüchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie jene zum Datenzugriff“ (Kurzform: GoBD) bereits mit einem Schreiben vom 28. November 2019 bekannt gegeben. Diese Neufassung ersetzt seit 1. Januar 2020 die GoBD in der Fassung vom 14. November 2014.

Seit 1. Januar 2020 gelten für Unternehmen die neuen GoBD. Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat diese aktuellen „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Geschäftsbüchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie jene zum Datenzugriff“ (Kurzform: GoBD) bereits mit einem Schreiben vom 28. November 2019 bekannt gegeben. Diese Neufassung ersetzt seit 1. Januar 2020 die GoBD in der Fassung vom 14. November 2014.

Anforderungen an die elektronische Buchführung

Unternehmen, die ihre Buchführung elektronisch durchführen, sollten diese Grundsätze berücksichtigen, um Schwierigkeiten bei einer steuerlichen Außenprüfung zu verhindern. Andernfalls besteht das Risiko, dass die Finanzbeamten digitale Belege nicht anerkennen, womit zusätzliche Kosten auf die Steuerpflichtigen zukommen. Die vier Eckpfeiler der GoBD sind die Prinzipien der Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit. Insgesamt beinhalten diese Grundsätze Vorgaben für die elektronische Aufbewahrung von Büchern und Aufzeichnungen.

Einige Änderungen der GoBD 2020

Die neuen GoBD 2020 betreffen insbesondere Änderungen in diesen Bereichen:

• Mobiles Scannen: Fotografieren von Belegen mit mobilen Endgeräten

• Bildliches Erfassen von Papieren mit mobilen Endgeräten im Ausland

• Konvertieren von Unterlagen in unternehmenseigene Formate

• Datenzugriff

Die Änderungen bringen Erleichterungen in der Unternehmenspraxis mit sich. Außerdem sorgt die Finanzverwaltung für Klarheit, nachdem das BMF bereits im Juli 2019 eine Neufassung der GoBD auf seiner Website veröffentlicht und später wieder gelöscht hat. Die nunmehr gültige Version der GoBD 2020 findet sich im Schreiben des BMF vom 28. November 2019 (IV A 4 - S 0316/19/10003: 001), das derselben Struktur und denselben Randziffern folgt wie die Vorgängerversion.

Berücksichtigung der Unternehmensgröße bei Kleinstunternehmen

Für Kleinstunternehmen (Unternehmen mit bis zu 17.500 Euro Jahresumsatz), die eine Einnahmen-Überschussrechnung anwenden, gelten die GoBD. Allerdings ist bei dieser Gruppe die Unternehmensgröße zu berücksichtigen, wenn es um die Erfüllung der Anforderungen geht.

Begriff Datenverarbeitungssystem

Die neuen GoBD definieren zudem den Begriff des Datenverarbeitungssystems. Hierbei handelt es sich um eine im Betrieb zur elektronischen Datenverarbeitung verwendete Hard- und Software, die die Erfassung, Erzeugung, Übernahme, Verarbeitung, Speicherung und Übermittlung von Daten erleichtert. Es ist irrelevant, ob der Betroffene das Datenverarbeitungssystem als eigenes Hard- oder Softwareprogramm erworben hat oder ob er es in Rahmen einer Cloud nutzt. Damit berücksichtigt die Finanzverwaltung den Umstand, dass die Datenspeicherung in einer Cloud zunehmend beliebter wird.

Datenzugriff der Behörde

Die Randziffer 164 erleichtert die Aufbewahrung alter Daten bei einem Systemwechsel. Demnach kann sich nach Ablauf des fünften Kalenderjahres nach der Umstellung der Datenzugriff auf den Z3-Zugriff beschränken (= Überlassung der Daten auf ein Trägermedium).

Schreiben des BMF betreffend der Datenträgerüberlassung

Bisher mussten die Unternehmen die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten nach Aufforderung durch das Finanzamt zur Verfügung stellen. Nunmehr müssen sie auch alle Strukturinformationen, die zur Datenauswertung erforderlich sind, in maschineller Form bereitstellen. Um den Unternehmen die Erfüllung dieser Anforderung zu erleichtern, hat das BMF zusätzlich zu den GoBD 2020 ein Schreiben betreffend die Datenträgerüberlassung veröffentlicht. Dieses BMF-Schreiben mit erläuternden Informationen zur Datenträgerüberlassung ist ebenfalls online abrufbar.

Unternehmen mit elektronischer Buchführung müssen dafür sorgen, dass die Betriebskassen alle Anforderungen der GoBD 2020 erfüllen. Zudem muss der Datenzugriff für die Finanzprüfer zu jeder Zeit ohne Einschränkungen möglich sein. Die für das Steuerrecht relevanten Daten sind entsprechend den Vorgaben aufzuzeichnen und zu speichern. Außerdem müssen diese Grundsätze bei der Archivierung und der Umstellung auf neue Systeme eingehalten werden.