Unangemeldete Kassenprüfung durch das Finanzamt: Was tun, wenn der Prüfer vor der Tür steht?

Seit 1. Januar 2018 darf das Finanzamt ohne Voranmeldung Kassenprüfungen durchführen. Wenn der Prüfer plötzlich vor der Tür steht, um unangekündigt die Kasse zu prüfen, sind viele Unternehmen unsicher, wie sie mit dieser Situation umgehen sollen. In diesem Fall ist es wichtig, die eigenen Rechte und Pflichten zu kennen und besonnen zu reagieren.

Seit 1. Januar 2018 darf das Finanzamt ohne Voranmeldung Kassenprüfungen durchführen. Wenn der Prüfer plötzlich vor der Tür steht, um unangekündigt die Kasse zu prüfen, sind viele Unternehmen unsicher, wie sie mit dieser Situation umgehen sollen. In diesem Fall ist es wichtig, die eigenen Rechte und Pflichten zu kennen und besonnen zu reagieren.

Gegenstand der Kassennachschau

Im Fokus der Prüfer stehen vorwiegend bargeldintensive Betriebe wie Gastronomen, Bäcker, Metzger und Friseure. Die Kassenprüfung durch das Finanzamt betrifft die Nutzer aller Kassensysteme, egal ob offene Ladenkassen, Registrierkassen oder elektrische Kassensysteme. Sie bezieht sich auf die Prüfung des Kassensystems und der damit verbundenen Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen. Der Prüfer kontrolliert, ob der Betriebsinhaber eine geeignete Kasse nutzt, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht, und ob Archivierung, Speicherung und Dokumentation ordnungsgemäß erfolgen. Die Kassennachschau beschränkt sich auf die Prüfung der Kasse. Andere Bereiche wie Schränke und Schubladen sowie die Geschäftsräume an sich darf der Prüfer weder öffnen noch überprüfen.

Sechs Tipps zum richtigen Verhalten bei der Kassennachschau

Bei der Kassennachschau ist es wichtig, richtig zu reagieren und gegenüber dem Prüfer freundlich aufzutreten:

1. Kooperativ verhalten: Unternehmer sollten sich kooperativ verhalten und selbstsicher auftreten, zumal sie nicht Verdächtige eines steuerstrafrechtlichen Tatbestands sind.
2. Auskunftspflicht erfüllen: Im Idealfall erfüllt entweder der Unternehmer selbst oder ein speziell geschulter Mitarbeiter die Auskunftspflicht gegenüber dem Finanzbeamten. Andere Beschäftigte sollten keine geschäftsrelevanten Informationen herausgeben. Es ist wichtig, den Kreis jener Personen, die auf wichtige Kassenunterlagen zugreifen können, klar zu definieren.
3. Unterlagen vorbereiten: Die für die Kassenprüfung relevanten Unterlagen sollte das Unternehmen jederzeit bereithalten. Dazu gehören Dokumente, die die Kasse, das Personal und die Abgaben betreffen.
4. Prüfer beaufsichtigen: Es ist ratsam, den Prüfer während der gesamten Kassennachschau im Auge zu behalten.
5. Protokoll ausfertigen lassen: Als Beleg für die Kassennachschau sollte sich das Unternehmen ein Protokoll ausfertigen lassen.
6. Steuerberater anrufen: Zudem ist es sinnvoll, den Steuerberater zu kontaktieren, um sich kompetente Unterstützung zu holen.

Pflichten bei der Kassenprüfung beachten

Unternehmen müssen an der Kassennachschau mitwirken. Bei der Kassenprüfung sind einige Pflichten einzuhalten. Demnach müssen betroffene Unternehmer

• alle für die Kassenführung relevanten Aufzeichnungen, Bücher und Unterlagen vorlegen,
• dem Prüfer die Einsicht in digitale Kassendaten ermöglichen,
• den Zugang zur offenen Ladenkasse gewähren und die Kassenaufzeichnungen der vorangegangen Tage vorlegen,
• wichtige Unterlagen wie die Bedienungsanleitung der Kasse aushändigen und
• Auskünfte geben, die für die Kassenführung relevant sind.

Unternehmen, die elektronische Kassensysteme nutzen, müssen dem Prüfer die dazugehörigen Aufzeichnungen übermitteln oder als Datenträger ausfertigen. Falls der Prüfer Zweifel hat, ob die Kassenführung ordnungsgemäß ist, kann er eine reguläre Betriebsführung durchführen. In diesem Fall darf er alle Aufzeichnungen und Daten des Unternehmens prüfen.