Vorarbeiten für den Jahresabschluss: Unterlagen erfassen, prüfen und abstimmen

Für den Jahresabschluss sind die Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung zu erstellen. Dafür muss die Buchhaltung einige Vorarbeiten leisten und insbesondere alle erforderlichen Dokumente zur Verfügung stellen. Diese Vorbereitungen für den Jahresabschluss unterteilen sich in drei wichtige Aufgaben, die darin bestehen

Für den Jahresabschluss sind die Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung zu erstellen. Dafür muss die Buchhaltung einige Vorarbeiten leisten und insbesondere alle erforderlichen Dokumente zur Verfügung stellen. Diese Vorbereitungen für den Jahresabschluss unterteilen sich in drei wichtige Aufgaben, die darin bestehen,

• alle Unterlagen zu erfassen,

• die Dokumente zu prüfen und

• die Informationen aufeinander abzustimmen.

Die notwendigen Unterlagen zusammenstellen

Ein wichtiger Arbeitsschritt besteht darin, alle notwendigen Unterlagen für den Jahresabschluss zusammenzustellen, ehe die zuständigen Mitarbeiter oder ein externer Steuerberater mit der eigentlichen Erstellung des Jahresabschlusses beginnen. Dafür sind insbesondere diese amtlichen Dokumente und Geschäftsunterlagen vorzubereiten:

• Verträge über Miet-, Pacht- und Leasingverhältnisse

• Versicherungs- und Kreditverträge

• aktuelle Auszüge aus dem Grundbuch

• aktueller Auszug aus dem Handelsregister

• Gesellschaftsvertrag

• Verzeichnis der betrieblichen Anlagegüter (Anlageverzeichnis)

• Listen zur Inventur (Bestandsverzeichnis des Inventars)

• Summen- und Saldenlisten

• Offene Posten-Listen über Forderungen und Verbindlichkeiten

• Bankunterlagen über Guthaben und Verbindlichkeiten

• Rechnungsbelege und Spendenquittungen

• Steuerbescheide und sonstige Steuerunterlagen wie Kontoauszüge und Prüfungsberichte

• Anstellungsvertrag des Geschäftsführers

• Arbeitsverträge der Angestellten

• Lohnkonten

Außerdem werden die Unterlagen zur Bilanz sowie der Gewinn- und Verlustrechnung des Vorjahres benötigt. Neben der Eröffnungsbilanz sollten alle Monats- und Quartalsauswertungen der Jahresbuchhaltung vorliegen (Buchungssätze, USt-Voranmeldungen, Kontenblätter).

Vorarbeiten für den Jahresabschluss leisten und Unterlagen überprüfen

Abgesehen von der Vorbereitung der Unterlagen stehen bei der Buchführung noch einige andere Vorarbeiten für den Jahresabschluss an. Dazu gehören diese Arbeitsschritte:

• Anlagevermögen erfassen bzw. Zu- und Abgänge analysieren

• Inventur durchführen, um Bestände zu prüfen und zu bewerten (Menge und Wert)

• Abschreibungen ermitteln und in der Buchführung verbuchen

• Fahrtenbuch kontrollieren: Sind die erfassten Fahrten vollständig und aktuell?

• Forderungen erfassen und auf ihre Einbringbarkeit überprüfen

• Rechnungsabgrenzungsposten verbuchen

• Rückstellungen bilden

• alle Buchungsbelege registrieren, sortieren und kontrollieren

• fehlende Belege ersetzen und bei Kunden oder Lieferanten einholen

Es geht darum, alle Geschäftsvorgänge des Jahres zu erfassen, die das Anlagevermögen und den Warenbestand betreffen. Es sind nicht nur Anlagegüter wie Computer, Maschinen, Möbel und Firmenauto, sondern auch alle Handelswaren im Lager und in der Produktion zu dokumentieren. Eine chronologische Zusammenstellung aller Kontoauszüge ist ebenfalls vorzubereiten.

Dokumente, die bei der Überprüfung besondere Aufmerksamkeit verdienen, sind das Fahrtenbuch und die ausstehenden Forderungen. Falls bei den Forderungen Ausfälle zu erwarten sind, werden diese in Form einer Wertberichtigung verbucht.

Informationen abstimmen

Sobald alle Unterlagen erfasst, Listen erstellt und Dokumente überprüft wurden, die Informationen miteinander abzustimmen. Das betrifft beispielsweise Kontoauszüge, das Kassenbuch und Belege. Es erfolgt eine Abstimmung der Buchungsbelege mit offenen Forderungen und Verpflichtungen. Außerdem ist zu prüfen, ob es zu den abgehefteten Forderungen tatsächlich Zahlungseingänge der jeweiligen Kunden gibt. Der Bestand der Finanzbuchhaltung ist mit dem Kassenbuch und den Bankbelegen abzugleichen. Anhand der erfassten Zahlen lässt sich die voraussichtliche Steuerforderung des Finanzamtes berechnen, die gegen die geleisteten Steuervorauszahlungen aufzurechnen ist. Für eine sich daraus ergebende Steuerlast sind Rücklagen zu bilden.

Bei den Vorarbeiten sind nicht nur die Belege zu überprüfen, sondern auch etwaige Abweichungen und Auffälligkeiten zu dokumentieren. Zudem ist es hilfreich, die Unterlagen für den Jahresabschluss zu sortieren und zu ordnen.