Vorteile der digitalen Buchhaltung: So kann jedes Unternehmen profitieren

Mit der Einführung der digitalen Buchhaltung wird das Einsortieren von Belegen in Ordnern überflüssig. Abgesehen davon bringt die digitale Buchhaltung noch viele weitere Vorteile mit sich.

Mit der Einführung der digitalen Buchhaltung wird das Einsortieren von Belegen in Ordnern überflüssig. Abgesehen davon bringt die digitale Buchhaltung noch viele weitere Vorteile mit sich.

Vorteil 1: Alle Daten in einem System

Bei der digitalen Buchhaltung lassen sich alle Geschäftsvorgänge wie Geld- und Warenströme in einem System zusammenführen. Das bedeutet, dass sämtliche Rechnungen, Belege und Konten in ein- und demselben System zu finden sind. Damit können Unternehmen die aktuellen Geschäftszahlen abrufen, die Zahlen leichter analysieren und die gesamte Unternehmensentwicklung im Blick behalten. Mit wenigen Klicks lassen sich übersichtliche Tabellen und Diagramme erstellen und die Daten rasch auswerten.

Vorteil 2: Gute Übersicht über alle Buchführungsunterlagen

Die digitale Buchhaltung verbessert die Übersichtlichkeit. Demnach ist es für die Mitarbeiter einfacher, sich einen Überblick über die Buchführungsunterlagen zu verschaffen und mit der Volltextsuche jene Unterlagen zu finden, die sie benötigen. Die digitale Buchhaltung folgt einer klaren Struktur und unterstützt eine Archivierung, die den steuerrechtlichen Vorgaben entspricht und einer Überprüfung durch das Finanzamt standhält.

Vorteil 3: Ortsunabhängig auf die Daten zugreifen

Die Buchführungsdaten sind jederzeit abrufbar, egal an welchem Ort sich der autorisierte Mitarbeiter befindet. Diese ortsunabhängige Verfügbarkeit der digitalen Unterlagen erleichtert die Zusammenarbeit in Unternehmen, die mehrere Standorte betreiben. Demnach können die zugriffsberechtigten Mitarbeiter via Cloud-Lösungen mittels Laptop oder Smartphone auf alle Dokumente zugreifen. Damit verbessert die digitale Buchhaltung die Transparenz der Geschäftsvorgänge und erleichtert das Arbeiten im Homeoffice.

Vorteil 4: Automatisierte Prozesse bringen Zeitersparnis

Die digitale Buchhaltung bringt eine Automatisierung einiger Arbeitsprozesse mit sich, weshalb sich buchhalterische Aufgaben schneller erledigen lassen. Damit wird Arbeitszeit für andere Tätigkeiten frei und die Personalkosten sinken.

Vorteil 5: Rechnungen automatisch erstellen

Ein weiterer Vorteil der digitalen Buchhaltung besteht darin, dass sich Rechnungen automatisch erstellen lassen, ohne dass sie ein Mitarbeiter manuell verbuchen muss. Es gibt auch Programme, die eine automatisierte Erstellung von Mahnungen unterstützen, wenn die Kunden nicht fristgerecht zahlen.

Vorteil 6: Verknüpfung mit dem Bankkonto und anderen Tools

Unternehmen können das digitale Buchhaltungsprogramm mit dem Bankkonto, Onlineshop, Zeiterfassungssystem und CRM-Programmen verknüpfen. Damit lassen sich wiederkehrende Zahlungen wie Mieten und Löhne bequem verbuchen. Auch eine Buchung von Geldeingängen kann erfolgen. Die digitale Buchhaltung unterstützt zudem moderne Zahlungsmodalitäten wie PayPal.

Vorteil 7: Geringere Material- und Druckkosten

Rechnungen, die Unternehmen auf elektronischem Weg erhalten, können direkt digital erfasst werden, ohne dass zuvor ein Ausdruck erforderlich ist. Das spart Material- und Druckkosten und wirkt sich damit positiv auf die Umwelt aus. Wichtige Unterlagen wie Jahresabschlüsse und Bilanzen lassen sich dennoch unkompliziert ausdrucken. Viele Papierdokumente können Unternehmen in Anschluss an den Digitalisierungsprozess vernichten.

Vorteil 8: Kosten für die Lagerung entfallen

Nicht nur beim Büromaterial, sondern auch bei der Archivierung bringt die digitale Buchhaltung Einsparpotenzial. Dieser Vorteil ergibt sich daraus, dass sich keine großen Aktenberge mehr ansammeln, die das Unternehmen in Ordnern über einen Zeitraum von zehn Jahren aufbewahren muss. Dadurch entfallen die Kosten für die Lagerung von Papierunterlagen. Wenn Unternehmen keine Lagerräume benötigen, sinkt auch der mit der Nutzung verbundene Energieverbrauch.

Vorteil 9: Steuerberater kann Daten direkt abrufen

Für Unternehmen mit digitaler Buchhaltung entfällt der monatliche Transport von Ordnern zum Steuerberater. Stattdessen kann der Steuerberater die Daten direkt abrufen. Dadurch können Unternehmen mit Steuerkanzleien an beliebigen Standorten zusammenarbeiten.

Vorteil 10: Sicherheit und Schutz der Daten

Moderne Sicherheitstechnologien sorgen dafür, dass die digitalen Buchhaltungsdaten vor unberechtigten Zugriffen und Diebstahl geschützt sind.