Wie Sie sich gezielt auf eine Betriebsprüfung vorbereiten

Kündigt das Finanzamt eine Betriebsprüfung an, so herrscht auf Seiten des geprüften Unternehmens oft Nervosität. Vor allem Selbstständige und Kleinunternehmen blicken einer Betriebsprüfung mit großer Sorge entgegen. Dies ist jedoch in den allermeisten Fällen unbegründet, nicht zuletzt deshalb, weil durch eine sorgfältige Vorbereitung zahlreiche Fallstricke eine Betriebsprüfung umschifft werden können. Dieser Beitrag soll zeigen, wie Sie sich gezielt auf eine Betriebsprüfung vorbereiten.

Kündigt das Finanzamt eine Betriebsprüfung an, so herrscht auf Seiten des geprüften Unternehmens oft Nervosität. Vor allem Selbstständige und Kleinunternehmen blicken einer Betriebsprüfung mit großer Sorge entgegen. Dies ist jedoch in den allermeisten Fällen unbegründet, nicht zuletzt deshalb, weil durch eine sorgfältige Vorbereitung zahlreiche Fallstricke eine Betriebsprüfung umschifft werden können, sodass der Vorgang für alle Beteiligten so angenehm und reibungslos wie möglich gestaltet werden kann. Dieser Beitrag soll daher zeigen, wie Sie sich gezielt auf eine Betriebsprüfung vorbereiten können und wie Sie in diesem Zusammenhang insbesondere die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater effizient gestalten können.

Grundregeln für die gezielte Vorbereitung der Betriebsprüfung

Wer die Ankündigung einer bevor stehenden Betriebsprüfung erhält, ist gut beraten, die bis zur Prüfung verbleibende Zeit von in der Regel mindestens zwei Wochen möglichst effektiv für eine akribische Vorbereitung zu nutzen. Die hier investierte Zeit wird sich am Ende der Betriebsprüfung bezahlt machen. Folgende Checkliste kann bei der Strukturierung der Vorbereitungen zur Betriebsprüfung helfen:

• Habe ich mit meinem Steuerberater Kontakt aufgenommen?
• Habe ich mit ihm die Schwachstellen meiner Buchhaltung geprüft?
• Habe ich den Bericht des Vorprüfers aufmerksam gelesen?
• Habe ich alle Aufzeichnungen und Belege griffbereit und kann ich sie dem Prüfer zeitnah zur Verfügung stellen?
• Kann ich am Prüfungstermin meine Erreichbarkeit sicherstellen?
• Kann ich dem Prüfer einen geeigneten Raum zur Verfügung stellen?
• Habe ich die Mitarbeiter über die Betriebsprüfung informiert?
• Habe ich eine Auskunftsperson im Unternehmen benannt?
• Habe ich eine Vereinbarung mit dem Finanzamt getroffen, wie die Auskünfte erteilt werden dürften?
• Habe ich Zwischenbesprechungen vereinbart?
• Habe ich ein Einführungsgespräch anberaumt?

Manche der in der Checkliste genannten Fragen mögen trivial erscheinen, sie sind jedoch hinsichtlich ihrer Bedeutung für die erfolgreiche Vorbereitung einer Betriebsprüfung nicht zu unterschätzen. Wer im Vorfeld alle Details ausreichend durchdenkt, erspart sich meist viel Ärger, wenn der Prüfer einmal im Haus ist.

Gemeinsame Vorbereitung der Betriebsprüfung mit dem Steuerberater

Unerlässlich ist es, möglichst frühzeitig nach Bekanntwerden des Termins für die Betriebsprüfung mit dem Steuerberater Kontakt aufzunehmen. Dieser kennt nicht nur den typischen Ablauf einer Außenprüfung durch das Finanzamt, sondern in aller Regel auch die spezifischen Schwächen in der Buchführung, die dem Unternehmen später in der Prüfung zum Verhängnis werden können. Daher lohnt sich ein ausführliches Gespräch mit dem externen Berater, um diese Schwachstellen zu identifizieren, hierfür Abwehrstrategien zu entwickeln und festzustellen, wo gegebenenfalls Unterlagen und Belege noch nicht vollständig sind. Es empfiehlt sich auch, einen Zwischenabschluss zu erstellen, damit sich sowohl der Prüfer als auch der Unternehmer einen Überblick über die aktuelle Ausgangslage machen können.

Klassische Schwerpunkte einer Betriebsprüfung sind üblicherweise privat genutzte Geschäftswägen, Verträge mit Familienangehörigen, Dienstreisen, Firmenfeiern oder aber auch die Verträge geringfügig Beschäftigter. Hier lohnt es sich ganz besonders, viel Zeit in die Vorbereitung der Betriebsprüfung und die Beschaffung von Belegen zu stecken. Gegebenenfalls kann auch die ausführliche Lektüre des Vorberichts des Prüfers helfen, um herauszufinden, welche Schwerpunkte bei der Betriebsprüfung gesetzt werden.

Bereitstellung von Unterlagen für die Betriebsprüfung

Zu den Dokumenten, die dem Prüfer des Finanzamts zur Verfügung gestellt werden müssen, gehören insbesondere:

• Bilanzen
• Gewinn- und Verlustrechnung
• Handelsbücher
• Unterlagen zum Lohnsteuerabzug
• Betriebliche Korrespondenz zum Gegenstand der Betriebsprüfung
• Urkunden wie Organigramme
• Bankbücher, Sparbücher, Depotbücher, Dienstverträge
• Sitzungsprotokolle

Bei Sitzungsprotokollen gilt die Ausnahme, dass dem Prüfer deren Bereitstellung verweigert werden kann, sofern das geprüfte Unternehmen versichert, dass diese keine steuerrechtliche Relevanz aufweisen. Nur bei berechtigten Zweifeln des Prüfers an dieser Aussage darf dennoch die Vorlage der entsprechenden Protokolle verlangt werden. Im Umkehrschluss bedeutet dies auch, dass alle anderen Dokumente, die nicht für die Betriebsprüfung relevant sind, dem Prüfer nicht zugänglich gemacht werden und daher auch nicht offen am Arbeitsplatz herumliegen sollten.

A und O der Vorbereitung: Klären Sie die Rahmenbedingungen der Betriebsprüfung!

Ein wichtiger Aspekt einer jeden guten Vorbereitung auf die Betriebsprüfung wird oftmals unterschätzt, da sich Unternehmen mitunter zu einseitig auf die Beschaffung von Unterlagen konzentrieren. Genauso wichtig ist es nämlich, im Vorfeld die Rahmenbedingungen für die Betriebsprüfung hinreichend zu klären und eindeutig abzustecken. Der Unternehmer sollte am Prüfungstermin zumindest seine telefonische Erreichbarkeit sicherstellen können. Andernfalls besteht auch die Möglichkeit, schriftlich und mit ausführlicher, nachvollziehbarer Begründung beim Finanzamt einen neuen Termin zu erbitten. Das Unternehmen sollte zudem dem Prüfer einen eigenen, abschließbaren Raum zur Verfügung stellen können, in welchem dieser ungestört die Dokumente prüfen und vertrauliche Gespräche führen kann. Diese Notwendigkeit entfällt, wenn die Betriebsprüfung in den Räumlichkeiten des Steuerberaters stattfindet, was regelmäßig der Fall ist, wenn der Steuerberater auch die Buchführung des Unternehmens mit übernommen hat.

Wichtig ist es insbesondere, die Mitarbeiter rechtzeitig zu informieren, dass eine Betriebsprüfung ansteht und dass niemand außer einer explizit benannten Auskunftsperson, meist der Unternehmer selbst oder ein kompetenter Mitarbeiter aus der Buchhaltung, dem Prüfer Auskunft erteilen darf. Auch der Prüfer wird, idealerweise bereits vor der Prüfung, darauf hinzuweisen, dass niemand im Unternehmen außer der Auskunftsperson Anfragen beantworten oder Kopien anfertigen darf. Hilfreich ist es zudem, mit dem Prüfer eine Absprache zu treffen, ob Anfragen und Auskünfte mündlich oder ausschließlich schriftlich erfolgen sollen.

Des Weiteren kann es sinnvoll sein, Termine für Zwischenbesprechungen mit dem Prüfer zu vereinbaren und gleich zu Beginn der Betriebsprüfung eine Einführungsbesprechung anzuberaumen, in welcher der Unternehmer, sein Steuerberater sowie alle Auskunftspersonen gemeinsam mit dem Prüfer über Ablauf und Rahmenbedingungen der Betriebsprüfung sprechen.