GoBD 2020: Änderungen zu Aufzeichnungen und Verbuchungen

Die GoBD schreiben vor, dass alle Geschäftsvorfälle (Betriebseinnahmen und Ausgaben) vollständig und lückenlos zu erfassen sind. Daraus resultiert auch die Einzelaufzeichnungspflicht, nach der alle Geschäftsvorfälle einzeln aufzuzeichnen sind. Seit 1. Januar 2020 sind bei den Aufzeichnungen und Verbuchungen einige Änderungen zu beachten.

Ausnahmen von der Einzelaufzeichnungspflicht

Die neuen GoBD benennen wie bereits die Vorgängerfassung Ausnahmen von der Einzelaufzeichnungspflicht (Randziffer 39). Demnach entfällt die Pflicht zur Einzelaufzeichnung, wenn es für den Betroffenen aus technischen, betriebswirtschaftlichen oder praktischen Gründen nicht möglich ist, jeden Geschäftsvorfall einzeln aufzuzeichnen. Dass diese Einzelaufzeichnung im konkreten Fall unmöglich ist, muss der Betroffene selbst beweisen.

Eine Einzelaufzeichnung ist beispielsweise dann unzumutbar, wenn ein Steuerpflichtiger seine Waren an unzählige Personen verkauft, die ihm nicht bekannt sind, und dafür Barzahlungen erhält (§ 146 Absatz 1 AO). Dies setzt allerdings voraus, dass der Betroffene anstelle eines elektronischen Aufzeichnungssystems eine offene Ladenkasse nutzt. Bei Verwendung eines elektronischen Kassensystems sind stets alle Geschäftsvorfälle einzeln aufzuzeichnen.

Pflicht zur täglichen Aufzeichnung

In Randziffer 48 normieren die GoBD 2020 die Pflicht zur täglichen Aufzeichnung von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben. Dies stellt eine Verschärfung gegenüber der Vorgängerversion dar, die an dieser Stelle nur eine Soll-Vorschrift enthielt. Als Grundlage für die nunmehrige Pflicht dient der neu formulierte § 146 Absatz 1 Satz 2 AO. Demnach müssen die Steuerpflichtigen ihre Einnahmen und Ausgaben seit dem Jahresbeginn 2020 täglich erfassen.

Periodenweise Verbuchung von Geschäftsvorfällen

Die Voraussetzungen für die periodenweise Verbuchung von Geschäftsvorfällen wurden ebenfalls verschärft. Gemäß Randziffer 50 der GoBD dürfen Steuerpflichtige ihre Geschäftsvorfälle nur mehr dann periodenweise erfassen, wenn

• die Transaktionen im Vorfeld zeitnah in den Büchern erfasst wurden (zeitnah bedeutet: Bargeschäfte sind täglich, unbare Transaktionen innerhalb von 20 Tagen festzuhalten)

• der Betroffene durch entsprechende organisatorische Maßnahmen gewährleisten kann, dass die Geschäftsunterlagen bis zur Aufzeichnung nicht verloren gehen (Geeignete Vorkehrungen: Rechnungen fortlaufend nummerieren, in speziellen Ordnern aufbewahren oder elektronische Grundbuchaufzeichnungen vornehmen)

• alle Geschäftsvorfälle vollständig vorliegen

• der Betroffene die Transaktionen zeitnah zuordnet

Gemeinsame Verbuchung von baren und unbaren Geschäften

Die nicht getrennte Erfassung von baren und unbaren Geschäften widerspricht den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Buchführung. Steuerpflichtige dürfen jedoch bare und unbare Tagesgeschäfte kurzzeitig gemeinsam im Kassenbuch erfassen, wenn sie die unbaren Transaktionen speziell kennzeichnen, unmittelbar danach aus dem Buch austragen und auf ein separates Konto übertragen (Randziffer 55). Dies betrifft beispielsweise EC-Kartenumsätze. Ein Kassensturz muss allerdings möglich sein.

Korrektur- und Stornobuchungen

In Randziffer 64 hat das BMF eine zusätzliche Feststellung zum Belegwesen eingefügt. Demnach müssen bei Korrektur- und Stornobuchungen Rückschlüsse auf die Ursprungsbuchung möglich sein.

Diese fünf Änderungen zu Aufzeichnungen und Verbuchungen sind nur einige Punkte, die Unternehmen im Rahmen der neuen GoBD seit Januar 2020 berücksichtigen müssen.