2017 gelten neue Reisekostenpauschalen

Wer beruflich viel unterwegs ist, kann sich den hieraus entstehenden Verpflegungsmehraufwand ersetzen lassen. Ab 2017 sind einige Änderungen zu beachten. Dieser Beitrag erklärt, welche Sätze für den Verpflegungsmehraufwand bei Reisen innerhalb Deutschlands angewandt werden und was bei Geschäftsreisen ins Ausland ab dem 1. Januar 2017 neu ist.  

Wer beruflich viel unterwegs ist, kann sich den hieraus entstehenden Verpflegungsmehraufwand ersetzen lassen. Ab 2017 sind einige Änderungen zu beachten. Dieser Beitrag erklärt, welche Sätze für den Verpflegungsmehraufwand bei Reisen innerhalb Deutschlands angewandt werden und was bei Geschäftsreisen ins Ausland ab dem 1. Januar 2017 neu ist.

Erstattung des Verpflegungsmehraufwands mit der Reisekostenpauschale

Jeder Geschäftsreisende kennt das Problem: Während einer beruflich veranlassten Reise ist es meist aufwändiger und kostspieliger, sich zu verpflegen. Daher kann sich jeder, der sich beruflich außerhalb seiner Wohnung oder außerhalb seiner regelmäßigen Tätigkeitstätte aufhält, den hieraus entstehenden Verpflegungsmehraufwand erstatten lassen. Die Erstattung erfolgt durch Pauschalbeträge, wobei hier unterschiedliche Begriffe verwendet werden, die letztlich aber dasselbe bedeuten: Reisekostenpauschale, Verpflegungspauschale, Spesen bzw. Tagegeld. Diese Pauschalbeträge greifen an An- und Abreisetagen unabhängig von der Reisedauer sowie bei Auswärtstätigkeiten außerhalb der Wohnung oder der regelmäßigen Tätigkeitsstätte, sofern es sich hierbei um einen Zeitraum zwischen 8 und 24 Stunden handelt.

Erstattet der Arbeitgeber den Mehraufwand für Verpflegung nicht im Rahmen der Reisekostenabrechnung, so kann der Arbeitnehmer diesen steuerlich absetzen. Dann sind sie als Werbungskosten zu betrachten und in der Steuererklärung anzugeben. Die hierbei anzuwendenden Beträge sind Pauschalbeträge, die abhängig sind von der Dauer der beruflich bedingten Abwesenheit. Folgende Reisekostenpauschalen gelten für Dienstreisen innerhalb Deutschlands:

• An An- und Abreisetagen unabhängig von der Dauer der Reise: 12 €
• Bei einer Abwesenheit von mehr als 8 und weniger als 24 Stunden: 12 €
• Bei einer Abwesenheit von 24 Stunden: 24 €

Besonderheiten der Reisekostenpauschale und die Übernachtungspauschale

Auszugehen ist grundsätzlich immer von regulären Kalendertagen. Zudem ist bei der Berechnung auf die Länge der beruflich bedingten Abwesenheit von der Wohnung bzw. der regelmäßigen Tätigkeitsstätte. Zu beachten ist, dass für An- und Abreisetage immer nur ein Pauschalbetrag von 12 € angesetzt werden darf, selbst dann, wenn der Reisende 24 Stunden unterwegs war und beispielsweise am gleichen Tag von einer Auswärtstätigkeit abgereist und danach zur anderen Auswärtstätigkeit angereist ist. Beruflich bedingte Reisen dürfen zudem maximal 3 Monate dauern. Wird dieser Zeitraum überschritten, so sind die hier genannten Tagessätze nicht mehr maßgeblich.

Kann der Geschäftsreisende die tatsächliche Hotelrechnung nicht mehr vorweisen, so kann auch für die Übernachtungskosten eine Pauschale angesetzt werden. Diese beträgt derzeit bei Reisen innerhalb Deutschlands 20 € pro Übernachtung. Hierfür muss der Arbeitgeber jedoch private Übernachtungen bei Diensteisen grundsätzlich zulassen. Stellt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Verpflegung zur Verfügung, beispielsweise durch Zahlung des Frühstücks im Hotel, so verringert sich der Tagessatz für den Verpflegungsmehraufwand um den Wert der Mahlzeit. Pauschal sind hier für das Frühstück 4,80 € anzusetzen. Für Mittag- und Abendessen gelten jeweils 9,60 € als Pauschalbeträge. Selbstverständlich kann der Wert der Tagespauschale nicht ins Negative gekürzt werden.

Entgegen der weit verbreiteten Meinung ist ein Arbeitgeber nicht verpflichtet, dem Arbeitnehmer den Verpflegungsmehraufwand zu erstatten. Zwar nimmt die überwiegende Mehrheit der Arbeitgeber eine entsprechende Erstattung vor. Unterbleibt dies, hat der Arbeitnehmer die Möglichkeit, im Rahmen seiner persönlichen Steuererklärung die Pauschalbeträge abzusetzen.

Neue Reisekostenpauschalen bei Auslandsreisen

Für beruflich veranlasste Reisen ins Ausland wurden durch das Bundesministerium der Finanzen ab dem 1. Januar 2017 neue Reisekostenpauschalen festgelegt. Diese gelten sowohl für Verpflegungsmehraufwendungen als auch für anfallende Übernachtungskosten. Die alljährliche Anpassung der Beträge fällt in diesem Jahr vergleichsweise umfangreich aus. Nicht weniger als 49 Länder sind von den beschlossenen Änderungen betroffen. Während sich Reisende in die Ukraine, nach Ungarn oder nach Serbien mit geringeren Pauschalbeträgen zufriedengeben müssen, wurden die entsprechenden Beträge für die USA angehoben. Eigene Beträge für Reisekostenpauschalen erhalten zudem ab 2017 die russische Stadt Jekaterinburg sowie Kanton im Süden Chinas.

Die detaillierte Liste mit allen international geltenden Beträgen für Reisekostenpauschalen lässt sich dem Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 14. Dezember 2016 entnehmen: http://www.reisekosten.de/wp-content/uploads/2016/12/2016-12-14-steuerliche-behandlung-reisekosten-reisekostenverguetungen-2017.pdf  Zu guter Letzt ist darauf hinzuweisen, dass bei der Nutzung des privaten PKWs für beruflich veranlasste Reisen die Kilometerpauschale anzuwenden ist. Von der Erstattung von Reise-, Übernachtungs- und Verpflegungsmehrkosten gänzlich abweichende Regelungen gelten dann, wenn der Arbeitnehmer keine regelmäßige Arbeits- oder Tätigkeitsstätte hat. Dann liegt eine so genannte Einsatzwechseltätigkeit vor.