Diese Unterlagen können im Jahr 2020 entsorgt werden

Unternehmen dürfen Unterlagen und elektronische Daten erst nach dem Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichten. Bei einigen Dokumenten ist nach dem Fristablauf eine Vernichtung im Jahr 2020 möglich.

Unternehmen dürfen Unterlagen und elektronische Daten erst nach dem Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichten. Bei einigen Dokumenten ist nach dem Fristablauf eine Vernichtung im Jahr 2020 möglich.

Verschiedene Aufbewahrungsfristen

Für Geschäftsbücher, Bilanzen und Inventare gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren, egal ob diese Unterlagen digital oder in Papierform verfügbar sind. Handels- und Geschäftsbriefe müssen Unternehmen hingegen nur sechs Jahre lang aufbewahren. Halbjahresbilanzen unterliegen keiner Aufbewahrungspflicht. Bezüglich der Länge der Aufbewahrungsfrist gilt diese Faustregel: Unterlagen, die das Unternehmen als Buchungsgrundlage verwendet, sind zehn Jahre aufzubewahren.

Auch elektronisch gespeicherte Steuerdokumente sind zu archivieren. Finanzprüfer müssen bei einer Außenprüfung in diese Unterlagen und das Datenverarbeitungssystem einsehen können. Sie dürfen zusätzlich maschinell ausgewertete Daten oder Datenträger einfordern. Bisher unterlagen Datenverarbeitungssysteme bei einem Systemwechsel oder einer Datenauslagerung der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist. Für Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist ab dem 1. Januar 2020 beginnt, verkürzt sich diese Frist auf fünf Jahre. Das ergibt sich aus dem Bürokratieentlastungsgesetz III.

Aufbewahrungsfristen richtig berechnen: Beginn der Frist beachten

Bei Bilanzen, Jahresabschlüssen, Inventaren und Lagerberichten ist für den Beginn der Aufbewahrungsfrist das Ende jenes Kalenderjahres relevant, in dem das Unternehmen die betreffenden Unterlagen erstellt hat. Wurde beispielsweise der Jahresabschluss für das Jahr 2008 im Jahr 2009 verfasst, hat die zehnjährige Aufbewahrungsfrist mit Ablauf des Jahres 2009 begonnen, um mit Ende 2019 zu enden. Das bedeutet, dass Unternehmen den im Jahr 2009 erstellten Jahresabschluss mit Jahresbeginn 2020 vernichten dürfen.

Handelt es sich um Handels- und Geschäftsbriefe, markiert der Ablauf des Jahres, in dem diese Dokumente empfangen oder versendet wurden, den Beginn der Aufbewahrungsfrist. Bei Buchungsbelegen und anderen Unterlagen ist das Ende jenes Jahres relevant, in dem sie entstanden sind. Handelt es sich um Verträge, beginnt die Aufbewahrungsfrist erst nach dem Ablauf der Vertragsdauer zu laufen.

Ausnahme von der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist

Die zehnjährige Aufbewahrungsfrist gilt lediglich dann, wenn ausschließlich bestandkräftige Steuerbescheide vorliegen. Diese Voraussetzung ist erfüllt, wenn das Unternehmen nicht innerhalb von vier Wochen nach Empfang des Steuerbescheides Einspruch eingelegt hat, es sich um keinen vorläufigen Steuerbescheid handelt und der Bescheid nicht unter dem Vorbehalt einer Nachprüfung erstellt wurde. Hat das Finanzamt bis zum 31. Dezember 2019 eine schriftliche Ankündigung zur Außenprüfung erteilt, ist die Aufbewahrungsfrist nicht am 1. Januar 2020 abgelaufen.

Unterlagen im Jahr 2020 vernichten

Unter Berücksichtigung der Dokumentart und der Aufbewahrungsfrist dürfen Unternehmen im Jahr 2020 diese Unterlagen vernichten, sofern sie im Jahr 2009 (oder früher) erstellt wurden:

• Jahresabschluss

• Jahresbilanz

• Inventar

• Kassenbericht

• Buchungsbelege wie Ein- und Ausgangsrechnungen, Kassenzettel und Lieferscheine

• Quittungen

• Kontoauszüge

Handelt es sich um folgende Unterlagen, darf sie das Unternehmen vernichten, wenn sie im Jahr 2013 (oder früher) verfasst wurden:

• Geschäftsbriefe

• Jahresabschlusserklärungen

• Lohnkonten

• Geschenknachweise

• Betriebsprüfungs- und Finanzberichte

• Exportdokumente

• Angebote, die Aufträge nach sich gezogen haben

• Kalkulationspapiere

• Darlehensdokumente

Im Zweifelsfall sollten Betriebe ihre Dokumente zehn Jahre lang aufbewahren. Einige spezielle Unterlagen wie Urteile, Mahnbescheide und Prozessakten sollten knapp 30 Jahre in Verwahrung gehalten werden. Ausbildungsdokumente, Abschlusszeugnisse und Dokumente zur Rentenberechnung samt den Arbeitsverträgen und Gehaltsabrechnungen sind ein Leben lang aufzubewahren.