Digitale Buchführung: Für Sicherheit vor dem Finanzamt sorgen

Die Finanzämter prüfen, ob Unternehmen, die ihre Bücher elektronisch führen, die Grundsätze der ordnungsmäßigen digitalen Buchhaltung (GoBD) erfüllen.

Die Finanzämter prüfen, ob Unternehmen, die ihre Bücher elektronisch führen, die Grundsätze der ordnungsmäßigen digitalen Buchhaltung (GoBD) erfüllen.

Prinzipien der GoBD einhalten

Um hohe Steuernachzahlungen zu vermeiden, müssen Betroffene alle Geschäftsvorgänge lückenlos dokumentieren und einige Prinzipien beachten:

• Nachvollziehbarkeit: Die Einhaltung des Belegprinzips (keine Buchung ohne Beleg) und eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation stellen sicher, dass alle Vorgänge nachvollziehbar sind.
• Nachprüfbarkeit: Die digitalen Daten müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist für einen sachverständigen Dritten lesbar sein und sich auswerten lassen.
• Vollständigkeit: Jeder steuerlich relevante Geschäftsprozess ist einzeln aufzuzeichnen. Es bedarf einer lückenlosen Dokumentation, aus der Wert, Inhalt und beteiligte Geschäftspartner ersichtlich sind.
• Richtigkeit: Die erfassten Geschäftsvorgänge müssen den Tatsachen entsprechen. Der Steuerpflichtige haftet dafür, dass alle Angaben korrekt sind.
• Unveränderbarkeit: Alle nachträglichen Änderungen und Löschungen sind durchgehend zu protokollieren. Das betrifft Buchungen und Stammdaten.
• Ordnung: Die GoBD verlangen eine zeitliche und sachliche Ordnung. Bare und unbare Transaktionen sind getrennt voneinander aufzuzeichnen. Die separate Aufzeichnung betrifft auch steuerbare, steuerpflichtige und steuerfreie Umsätze.
• Zeitnah: Bargeschäfte sind am selben Tag, bargeldlose Transaktionen binnen zehn Tagen zu buchen.
• Sicherheit: Die digitalen Daten müssen vor Verlust und unbefugten Zugriffen geschützt sein.

Alle elektronischen Belege sind während der Aufbewahrungspflicht in unveränderlicher Form zu speichern und zu archivieren. Das betrifft Einzelaufzeichnungen sowie Stammdaten der Buchführung, Kassensysteme, Warenwirtschaft, Lohnbuchhaltung und des Zahlungsverkehrs. Dafür bedarf es Archivierungssystemen, die lediglich beschreibbar, aber nicht veränderbar sind. Die Aufbewahrung der elektronischen Daten und Dokumente hat so zu erfolgen, dass die Finanzämter jederzeit maschinell darauf zugreifen können.

GoBD-testierte Software einsetzen

Um die Sicherheit vor dem Finanzamt zu gewährleisten, empfiehlt sich der Einsatz einer Buchhaltungssoftware, die im Hinblick auf die GoBD testiert ist. Eine geprüfte Cloud-Lösung unterstützt Unternehmen dabei, allen Voraussetzungen für eine ordnungsgemäße digitale Buchhaltung zu entsprechen. Das bedeutet, dass sie alle

• Daten mit steuerrechtlicher Relevanz möglichst schnell und unkompliziert erfasst.
• Rechnungsbelege und Buchungen speichert.
• Belege digital archiviert.
• Änderungen in nachvollziehbarer Weise im elektronischen Archiv aufbewahrt.

Eine GoBD-testierte Buchhaltungssoftware gibt Unternehmen die Sicherheit, dass alle Aufbewahrungspflichten erfüllt sind, ohne dass sie selbst Unterlagen ausdrucken und als Papiere aufbewahren müssen.

Geschäftsprozesse regelmäßig in Hinblick auf GoBD kontrollieren

Um die Grundsätze der ordnungsmäßigen digitalen Buchhaltung zu erfüllen, sollten Unternehmen alle Geschäftsprozesse, die aus Sicht des Steuerrechts relevant sind, dokumentieren. Zudem ist es notwendig, Richtlinien für diese Geschäftsvorgänge festzulegen und die Mitarbeiter zu schulen. Nicht nur die Transaktionen selbst, sondern auch alle Daten und Gebrauchsanweisungen von verwendeten IT-Systemen, installierter Software und Updates müssen aufbewahrt werden. Alle Abläufe sind regelmäßig dahingehend zu überprüfen, ob sie den GoBD entsprechen. Für diese Kontrollen erweisen sich Steuerberater als kompetente Ansprechpartner.