Digitale Buchhaltung mittels DATEV: Voraussetzungen schaffen

DATEV hat sich als Standard für digitales Belegbuchen einen Namen gemacht und ist aus der Praxis der modernen Buchführung nicht mehr wegzudenken.

DATEV hat sich als Standard für digitales Belegbuchen einen Namen gemacht und ist aus der Praxis der modernen Buchführung nicht mehr wegzudenken.

Digitaler Belegaustausch über DATEV-Rechenzentrum

Unternehmen, die über DATEV digitales Belegbuchen praktizieren, digitalisieren die Papierbelege, indem sie sie scannen, und vereinfachen damit den Belegaustausch mit dem Steuerberater. Auf diese Weise gelangen die digitalen Belege über das DATEV-Rechenzentrum direkt in die Steuerberatungskanzlei und stehen damit den zuständigen Mitarbeitern für die rasche Weiterverarbeitung jederzeit zur Verfügung. Die Unternehmen selbst müssen die Belege vorab weder sammeln und sortieren noch manuell an den Steuerberater weitergeben. Gleichzeitig können sie die Original-Rechnungen und die digitalen Rechnungskopien jederzeit einsehen, weil sie die Zugriffsmöglichkeit behalten und keine Dokumente aus der Hand geben.

Scanner und PC mit Internetzugang

Als technische Grundausstattung benötigen die Unternehmen einen Scanner (Flachbett- oder Einzugsscanner) und einen PC mit Internetzugang, um die entsprechende Software und Hardware zum digitalen Belegbuchen zu nutzen. Damit sind die Voraussetzungen geschaffen, um die Belege zu scannen. Diese Variante via Scannen ist anders als die Übermittlung per Fax ortsunabhängig einsetzbar. Die Übermittlung der gescannten Belege an das DATEV-Rechenzentrum erfolgt per E-Mail oder Software. Dort werden sie archiviert und im Einklang mit den gesetzlichen Regelungen aufbewahrt. Moderne Scanner können große Mengen an Belegen verarbeiten und auch doppelseitige Rechnungen automatisch erfassen.

Digitale Belege über DATEV buchen

Überblicksmäßig stellt sich das Buchen digitaler Belege über DATEV folgendermaßen dar:

1. Schritt: Papierbelege über einen Scanner einlesen
2. Schritt: Belege in digitaler Form ablegen, zum Beispiel als .tiff, .pdf oder .jpg
3. Schritt: Belege in einer dieser Lösungen ablegen:

1. Belege online
2. DATEV DMS
3. DATEV DMS classic
4. Dokumentenablage

Bei den drei zuletzt genannten Programmen besteht eine direkte Scanner-Ansteuerung. Das bedeutet: Wenn Unternehmen im Programm DATEV DMS, DATEV DMS classic oder Dokumentenablage die Scan-Funktion aufrufen, startet das Scannen der Belege automatisch. Anschließend folgt die Ablage der Belege in der Dokumentmanagementlösung, ohne dass eine Zwischenspeicherung stattfindet.

Bei der Nutzung der Lösung „Belege online“ werden die wichtigen Informationen wie Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag und Belegdatum über die OCR-Erkennung erkannt. Wenn Unternehmen den Buchungsassistenten aktivieren, liest das System die entsprechenden Daten automatisch. Alternativ ist es möglich, Belegdaten wie Betrag, Rechnungsdatum und Rechnungsnummer eigenständig im System zu vermerken.

Sichere Datenübertragung mittels DATEV-SmartCard

Um eine sichere Datenübertragung an das DATEV-Rechenzentrum und die Einhaltung des Datenschutzes zu gewährleisten, kommt eine Authentifizierung mittels DATEV-SmartCard zum Einsatz.

Verarbeitung der Belegdaten beim Steuerberater

Die Mitarbeiter des Steuerberaters verarbeiten die erfassten Belege je nach Vereinbarung. Gleichzeitig können die Unternehmen die aktuellen Buchführungsdaten einsehen und so wichtige Kennzahlen wie die Zahlungsfähigkeit, betriebswirtschaftliche Auswertungen und OP-Listen im Blick haben.