Offenlegung Jahresabschluss

Wenn in Deutschland Kapitalgesellschaften und haftungsbeschränkte Personengesellschaften ihren Jahresabschluss offenlegen müssen, kommt es oft zu Verspätungen. Wer hier trödelt, kann mit einem saftigen Bußgeld rechnen. Das muss nicht sein. 

Die Gründe für die verspätete Offenlegung sind vielfältig

Spätestens zwölf Monate nach dem Bilanzstichtag müssen Kapitalgesellschaften und haftungsbeschränkte Personengesellschaften ihren Jahresabschluss beim Unternehmensregister offenlegen. Am 31.12.2014 ist die Frist zur Offenlegung des Jahresabschlusses 2013 abgelaufen. Dennoch haben viele Gesellschaften ihren Jahresabschluss noch nicht offengelegt. Wenn man die betroffenen Gesellschaften fragt, warum sie bisher ihren Jahresabschluss noch nicht offengelegt haben, bekommt man die unterschiedlichsten Antworten:

• finanziell schwierige Unternehmenssituation
• mangelnde Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
• nicht ordnungsgemäße oder verzögerte Buchführung
• Wechsel zwischen zwei Buchhaltungskanzleien

In den meisten Fällen hakt es bei der Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. Unterlagen sind spät bei ihm eingegangen, Nachkontierung oder mangelnde Kommunikation führen dazu, dass sich der Jahresabschluss unnötig hinzieht. Das ist für das betroffene Unternehmen ärgerlich und kann teuer werden.

Was muss offengelegt werden?

Offengelegt werden müssen Lagebericht und Jahresabschluss. Je nach Unternehmenskonstellation müssen der Corporate Governance-Bericht, der Bestätigungsvermerk des Jahresabschlussprüfers, der Bericht des Aufsichtsrats, der Vorschlag für die Verwendung des Gewinnes und der Gewinnverwendungsbeschluss der Gesellschafter offengelegt werden.

Was tun bei Verspätung der Offenlegung?

Es ist nicht schön, jedoch kann es Gründe geben, die eine Verspätung rechtfertigen. Sollte einer dieser Gründe vorliegen, kann das Unternehmen oder der zuständige Steuerberater eine Zwangsstrafe abwenden, wenn er nachweisen kann, dass alles in der Macht stehende getan wurde, um die rechtzeitige Erfüllung der Offenlegungspflicht nachzukommen. Dies wurde durch unvorhersehbare oder unabwendbare Ereignisse vereitelt. Es reicht nicht, dies zu behaupten. Die Gesellschafter stehen in der Beweispflicht und müssen die Ereignisse, welche ursächlich für die Verspätung waren, nachvollziehbar und detailliert angeben.

Folgende Gründe wurden bisher vom Gericht als ausreichend anerkannt:

1. Nachdem die bisher zuständige Buchhaltungskanzlei gewechselt wurde, sind weder der neuen Kanzlei, noch dem Unternehmen alle notwendigen Buchhaltungsunterlagen rechtzeitig und vollständig zugegangen. Hierfür ist erforderlich, dass die Gesellschafter alles in ihrer Macht stehende nachweislich unternommen haben, um die Unterlagen von der vorherigen Kanzlei zu bekommen.
2. Die Insolvenz der Gesellschaft und die Bekanntmachung dieser. Ist die Insolvenz der Gesellschaft öffentlich, wozu sie verpflichtet ist, wird sich kaum ein Steuerberater finden lassen, der freiwillig den Jahresabschluss erstellt. Er weiß, dass er kein Honorar für seine Arbeit bekommen würde.
3. Eine Unwirtschaftlichkeit des Jahresabschlusses für den Insolvenzverwalter. Ein Insolvenzverwalter kann sich darauf berufen, dass die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens nicht realistisch abbildbar ist, da Unterlagen in der Buchhaltung vor der Insolvenzeröffnung fehlen.

Keine anerkannten Gründe sind:

1. Es fehlten Unterlagen, die für den Jahresabschluss benötigt wurden.
2. Die Gesellschaft ist untätig.
3. Die Unterlagen sind nicht mehr vorhanden, weil die Aufbewahrungsfrist für die offenzulegenden Jahre abgelaufen ist.
4. Eine Betriebsprüfung ist anhängig.
5. Es wurden mehrere Jahre keine Umsätze mehr eingenommen.
6. Dokumente unterlagen der Pfändung oder Beschlagnahme wegen Strafverfahren.
7. Unterlagen befinden sich in einer anderen Gesellschaft.
8. Fehler in der elektronischen Übermittlung.
9. Geschäftsführer ist krank oder fortgeschrittenes Alters

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