Sechs Nachteile der digitalen Buchhaltung (die eigentlich keine sind)
Die digitale Buchhaltung hat mehr Vorteile als Nachteile. Dennoch gibt es einige Risiken zu beachten.
Die digitale Buchhaltung hat mehr Vorteile als Nachteile. Dennoch gibt es einige Risiken zu beachten.
Nachteil 1: Hard- und Software anschaffen
Unternehmen, die die digitale Buchhaltung nutzen möchten, müssen die dafür erforderliche Hard- und Software beschaffen. Sie tragen damit zusätzliche monatliche Fixkosten für die Software und die Cloud. Diese Kosten sind in den meisten Fällen allerdings eher gering und stellen somit nur eine geringe Zusatzbelastung dar.
Nachteil 2: Zeitaufwand für die Umstellung
Unternehmen, die auf die digitale Buchhaltung umstellen, müssen alle Buchführungsprozesse neu festlegen und für die Digitalisierung anpassen. Demnach erfordert die Umstellung auf die elektronische Buchhaltung zusätzliche Zeitressourcen. Allerdings machen die mit der digitalen Buchhaltung verbundenen Automatisierungsprozesse diesen Aufwand langfristig mehr als wett. Demnach kann das Unternehmen zukünftig Zeit und Kosten bei den buchhalterischen Aufgaben sparen.
Nachteil 3: Mitarbeiter müssen sich an das digitale Buchhaltungsprogramm gewöhnen
Die Einführung der digitalen Buchhaltung konfrontiert die Mitarbeiter mit neuen Prozessen, mit denen sie sich erst vertraut machen müssen. Es ist daher ein hoher Zeitaufwand nötig, um sich in die digitale Buchhaltung einzuarbeiten. In dieser Umstellungsphase steigt das Risiko für Fehler. Aus Sicht des Unternehmens ist es daher wichtig, die Mitarbeiter der Buchhaltungsabteilung bereits frühzeitig in den Veränderungsprozess einzubinden und entsprechend zu motivieren.
Der Zeit- und Kostenaufwand für die Umstellung lässt sich durch die Teilnahme an Schulungen kompensieren. Einige Anbieter offerieren kostenfreie Webinare, um den Mitarbeitern die Einschulung zu erleichtern. Zudem besteht die Möglichkeit, ein digitales Buchhaltungsprogramm kostenlos auszuprobieren.
Nachteil 4: Alle Belege müssen erst digital erfasst werden
Die Mitarbeiter müssen Zeit dafür aufwenden, die Papierbelege für die Digitalisierung vorzubereiten und elektronisch zu erfassen. Alle eingehenden Belege, die nicht auf elektronischem Weg übermittelt wurden, sind mit einem Scanner zu erfassen und zu digitalisieren. Hier ist allerdings anzumerken, dass auch der Umgang mit Papierbelegen einen hohen Arbeitsaufwand darstellt.
Nachteil 5: Zuverlässige Internetverbindung als Voraussetzung
Um die digitale Buchhaltung zu nutzen, benötigen Unternehmen eine zuverlässige Internetverbindung. Je nach vorhandener Ausstattung können zusätzliche technische Anpassungen notwendig sein. Unternehmen sollten sich um eine stabile Verbindung mit dem Internet bemühen, um in- und ausländischen Mitarbeitern einen Zugang zum digitalen Buchhaltungsprogramm zu ermöglichen. Nur so kann gewährleistet werden, dass die digitalen Unterlagen jederzeit zur Verfügung stehen.
Nachteil 6: Erforderliche Maßnahmen zur Datensicherheit
Der Schutz digitaler Unterlagen erfordert den Einsatz technischer Hilfsmittel. Bei der digitalen Buchhaltung ist der Dienstleiter für die Sicherheit dieser sensiblen Daten verantwortlich. Dies lässt bei einigen Unternehmen Unsicherheit aufkommen, wenn es um den Schutz sensibler Daten geht. Allerdings kann die digitale Technologie mit modernen Zugangssystemen die elektronischen Buchhaltungsunterlagen und Kundendaten schützen. Unternehmen können die Datensicherheit gewährleisten, indem sie Anbieter auswählen, die über entsprechende Zertifizierungen wie TÜV-Zertifikate verfügen. Auch Angaben wie „Software Hosted in Germany“ oder „Software Made in Germany“ sind wichtige Sicherheitsmerkmale.
Unternehmen sollten diese nachteiligen Punkte berücksichtigen, wenn sie die Buchhaltung zukünftig elektronisch erledigen möchten. Einige Nachteile der digitalen Buchhaltung wirken allerdings bloß kurzfristig oder lassen sich mit entsprechenden Maßnahmen gut ausgleichen.
