Höhere Pauschalbeträge für Verpflegungsmehraufwand seit 1. Januar 2020

Seit 1. Januar 2020 machen Geschäftsreisende höhere steuerfreie Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand im Inland geltend. Der deutsche Gesetzgeber hat die entsprechenden Pauschalbeträge angehoben, nachdem sie einige Jahre unverändert geblieben waren. Von diesen Erhöhungen profitieren Arbeitnehmer und Selbstständige, die aus beruflichen Gründen im Inland verreisen.

Verpflegungspauschalen bei Inlandsreisen: Arbeitnehmer und Unternehmer als Profiteure

Arbeitnehmer erhalten die gesetzlichen Pauschalbeträge bei Geschäftsreisen häufig direkt vom Arbeitgeber, ohne die tatsächlich anfallenden Kosten nachweisen zu müssen. Alternativ können sie sie ebenso wie Selbstständige in der Steuererklärung als Werbungskosten ausweisen. Diese Pauschalbeträge gelten für Inlandsreisen. Für Auslandsaufenthalte sind je nach Staat andere Pauschalen anzusetzen.

Höhe der Verpflegungspauschalen 2020 nach der Abwesenheitsdauer

Seit 1. Januar 2020 sieht § 9 Absatz 4a Einkommensteuergesetz (EStG) diese höheren Pauschalbeträge für den Verpflegungsmehraufwand vor, wobei eine Staffelung nach der Abwesenheitsdauer erfolgt:

• Reisen mit einer Abwesenheit von mehr als acht, aber weniger als 24 Stunden: 14 Euro (bis 2019: 12 Euro)
• An- und Abreisetag: 14 Euro (bis 2019: 12 Euro)
• mindestens 24 Stunden Abwesenheit (voller Kalendertag): 28 Euro (bis 2019: 24 Euro)

Bei mehrtägigen Geschäftsreisen können die Betroffenen für jeden Kalendertag, an dem sie 24 Stunden abwesend waren, die große Verpflegungspauschale in Höhe von 28 Euro ansetzen. Andernfalls gilt die kleine Verpflegungspauschale in Höhe von 14 Euro. Arbeitnehmer und Unternehmer, die weniger als acht Stunden abwesend waren, können gar keine Verpflegungspauschale geltend machen. Gemeint ist jeweils die Abwesenheit von der Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte.

Für beruflich bedingte Inlandsreisen sind lediglich diese gesetzlich genannten Verpflegungspauschalen ansetzbar. Demnach können Geschäftsreisende auch dann keine höheren Beträge ansetzen, wenn die tatsächlich angefallenen Aufwendungen über Belege nachgewiesen werden könnten. Bei einem längeren Geschäftsaufenthalt ist eine Anwendung der Verpflegungspauschale nur in den ersten drei Monaten möglich.

Einladung zu Mahlzeiten: keine Änderungen bei der Kürzung

Für den Fall, dass der Arbeitnehmer zu einer Mahlzeit eingeladen wird, sieht der Gesetzgeber eine Kürzung des Pauschalbetrages vor (§ 9 Absatz 4a Satz 8 EStG). Bezüglich dieser Richtsätze gibt es keine Änderungen. Demnach ist die Verpflegungspauschale für den vollen Kalendertag je nach Art der Mahlzeit in diesem Ausmaß zu kürzen:

• Einladung zum Frühstück: Kürzung um 20 Prozent
• Einladung zum Mittag- oder Abendessen: Kürzung um jeweils 40 Prozent

Erhält der Arbeitnehmer bei einer ganztägigen Abwesenheit ein kostenloses Frühstück, verringert sich die Verpflegungspauschale um 5,60 Euro (= 20 Prozent von 28 Euro) auf 22,40 Euro. Die Einladung zu einem Mittag- oder Abendessen ist mit einer Kürzung von 11,20 Euro (= 40 Prozent von 28 Euro) zu berücksichtigen.