Unterlagen für den Jahresabschluss zur Vorlage an den Steuerberater
Für die Erstellung des Jahresabschlusses benötigt der Steuerberater einige Unterlagen von der Anlagenbuchhaltung über die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung bis zu den Lohnkonten. Welche Belege und Dokumente sollten ein Unternehmen konkret vorbereiten?
Dokumente erfassen
In Vorbereitung auf den Jahresabschluss sind alle relevanten Unterlagen bereitzustellen, die die Geschäftsvorgänge des Jahres belegen. Das betrifft insbesondere Dokumente aus diesen Bereichen:
- Anlagevermögen
- Warenbestand
- Kontoauszüge in chronologischer Reihenfolge, um die Kontobewegungen zu belegen
- Verträge mit Geschäftspartnern und Kunden
- Verträge über Versicherungen und Kredite
- Arbeitsverträge
- Forderungen
- Rechnungen
- Barquittungen
Zur Erfassung des Anlagevermögens sind alle Unterlagen betreffend Wertgegenstände wie Computer, Möbel und Firmenautos zu sammeln. Außerdem sollte die Dokumentation alle im Lager befindlichen Handelswaren und Erzeugnisse, die noch in Herstellung sind, erfassen. Gesellschafterverträge und Auszüge aus dem Handelsregister werden ebenso benötigt wie Miet- und Pachtverträge, Spendenbelege und Leasingverträge.
Anlagenbuchhaltung
Der Steuerberater fasst das vorhandene Anlagevermögen in einer Liste zusammen, dessen einzelne Positionen das Unternehmen bestätigt oder korrigiert.
Inventurlisten
Im Rahmen einer Inventur sind die Bestände an Waren, Rohstoffen und Vorräten zu zählen und in einer Liste zu erfassen, die der Steuerberater benötigt.
Kreditorenbuchhaltung
Es ist zu überprüfen, ob die Eingangsrechnungen noch offen oder bereits beglichen sind. Die Überprüfung der Rechnungen erfolgt anhand der OPOS-Liste, die die offenen Posten ausweist.
Debitorenbuchhaltung
Im Rahmen der Debitorenbuchhaltung sind die noch offenen Forderungen zu überprüfen. Wenn mit einem Ausfall einzelner Forderungen zu rechnen ist, weil sie sich nicht eintreiben lassen, sind sie entsprechend auszubuchen und zu berichtigen.
Lohnbuchhaltung
Unternehmen müssen in Vorbereitung auf den Jahresabschluss nicht nur die Ein- und Ausgangsrechnungen, sondern auch die an die Mitarbeiter abgeführten Sozialleistungen überprüfen. Demnach sind Unterlagen in Zusammenhang mit den Lohnkonten für den Steuerberater relevant. Hier gilt es offene Fragen bezüglich Resturlaub und Überstunden abzuklären sowie anstehende Rückstellungen zu vermerken.
Rückstellungen
Auch Rückstellungen für Garantieleistungen, Kulanzleistungen und uneinbringliche Kundenforderungen sind zu belegen. Wenn ein Unternehmen beispielsweise in der OPOS-Liste eine Kundenforderung hat, deren Schuldner die Insolvenz droht, kann es eine Rückstellung bilden. Für Rückstellungen gelten strenge rechtliche Vorgaben, sodass hier die Rücksprache mit dem Steuerberater ratsam ist.
Sonstige Unterlagen
Auch Belege betreffend Reisekosten, Fahrtenbücher und Bewirtungen sind vorzulegen.
Erst wenn ein Unternehmen alle Unterlagen vollständig zusammengestellt und sämtliche offenen Fragen geklärt hat, kann der Steuerberater den Jahresabschluss erstellen.
